Seguimiento por el grupo de compras
El grupo de compras debe vigilar que los productos comprados se entreguen de acuerdo a la orden de compra.
En muchas situaciones la dependencia con otras operaciones de la organización está sujeta a las condiciones de entrega, de tal suerte, deberán tomarse todas las medidas que las circunstancias requieran.
Frecuentemente es aconsejable para el comprador o su representante que visiten al proveedor con la finalidad de vigilar el avance de su pedido, inclusive hacerse acompañar de un técnico o especialista para que califique el aspecto calidad.
Todo esto con objeto de que el comprador tome medidas preventivas para asegurarse de que va a llegar al final esperado; sin olvidar revisar también el avance operativo de la organización para ser concordante con la época de entrega del producto.
Con estas medidas se está en condiciones de tomar acción inmediata en caso de presentarse algún problema de retraso o cambio de especificaciones.
Aspectos de Procedimiento. El alcance de los procedimientos puede necesariamente variar dependiendo de la complejidad de las cédulas de entrega, así como de la época en que se deberá hacer efectiva.
Es muy recomendable el uso de un pizarrón o cuadro que se mantenga a la vista de los interesados para poder llevar un buen seguimiento, en especial en lo referente a fechas.
Cada comprador es responsable de monitorear el avance de las órdenes de compras que se está manejando. Resulta ser muy útil la expedición de reportes regulares escritos.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
