Registros de proveedores
Los registros de proveedores normalmente deben contener referencias cruzadas con el tipo de productos que ofrecen para poder consultarlos en un momento requerido.
Un comprador responsable consultará con sus superiores y cal el usuario en la organización para aclarar cualquier duda que pueda surgir con respecto a la procuración.
Las cotizaciones pueden ser solicitadas por medio de una forma estándar, aun cuando también pueden hacerse por teléfono.
Las cotizaciones serán recibidas y concentradas enformas estándar, determinando cuál es la más conveniente haciendo mención a los hechos que influyen en tal determinación. Si la recomendación es hecha sin haber concurrido al fact or competencia, deberán adjuntarse los elementos que la soportan.
La recomendación del comprador deberá ser revisada por su superior, tanto como sea necesario.
El registro de autorización de compras deberá ser completado y cruzado con el número de orden de compra y relacionado en el registro de órdenes de compra emitidas.
La orden de compra deberá ser enviada al proveedor recabando en una copia la firma de conocimiento y aceptación. Devolverla al departamento de compras.
La orden de compra normalmente es un documento que se controla por el número de folio; es preparada en una forma multicopia de tal manera que la información que contiene pueda ser seguida por otras entidades operativas de la organización, incluyendo al usuario, al departamento de recepción y al área de cuentas por pagar.
Contiene los términos en que está pactada la transacción y las correspondientes autorizaciones. La orden de compra normalmente debe incluir garantías y condiciones para rechazo o reparación en el caso de mercancía que no cumpla las especificaciones pactadas; además de considerar indemnización por daños ocasionados por una parte defectuosa.
Respecto a los costos de transportación, puede ser indistintamente responsabilidad del proveedor o del comprador, incluyendo el medio de transporte, y donde sea aplicable, la ruta a seguir la cual por lo general es prerrogativa del comprador. Estas directrices normalmente están incluidas en la orden de compra.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
