Autorización de la Compra

En algunos casos la determinación de la necesidad viene a ser al mismo tiempo la autorización de la compra, pero no necesariamente, en virtud de que la autorización de compra involucra ciertas cuestiones adicionales que generalmente no son responsabilidad final de la gente que determina la necesidad.

Estas cuestiones típicas son:

¿No está Disponible en la Organización el Artículo a Comprar? El grupo de compras debe tener conocimiento de si el artículo que se requiere comprar no se encuentra disponible en algún lugar de la organización; es más, en algunos casos es indispensable hacer una investigación específica para cerciorarse de esta posibilidad.

¿Es Factible Fabricar el Artículo en Vez de Comprarlo? Esta es una cuestión que en ocasiones está sujeta a una importante decisión.

Las condiciones cambiantes tales como el incremento de dificultades para procurar, el incremento en volumen o el incremento en costos pueden despertar el interés de evaluar cualquier alternativa a través de estudios más detallados, mismos que se pueden hacer con los propios recursos técnicos de la organización o comprando asesoría; ambas posibilidades que deberá contemplar e intervenir el grupo de compras.

¿Puede Efectuarse la Compra? Nuevas condiciones pueden haber surgido y las partidas requeridas pueden no haber sido compradas, y si las hay en mercado son con modificaciones. En estos casos se deben establecer discusiones adicionales con los usuarios en la organización.

¿Son los Requerimientos Acordes con el Presupuesto? Si no se ha considerado esta etapa, deberán adoptarse las medidas necesarias para pasar por un control presupuestal; en especial, aquel tipo de compras que son indispensables no obstante que excedan al presupuesto.

Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg