El ciclo normal de compras
La función de compras puede ser vista como un ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos, como sigue:
Determinación de Necesidades. En primer lugar habrá de determinarse la necesidad que requiere ser satisfecha a través de la acción de procuración; incluye la especificación de los productos y sus pormenores, cantidades, requerimientos de entrega y otra información pertinente.
Otras necesidades operaciones que puedan ser evaluadas en alguna forma y transformadas en requerimientos de compras.
En cualquiera de estas situaciones surge un sin número de dudas, las cuales deben ser consideradas de manera que dependan de lo significativo de cada partida en lo individual.
La primera de ellas es si tiene validez general cierto tipo de necesidad subyacente; esto incluye tanto el propósito por el cual las partidas individuales van a ser usadas, como la solidez del procedimiento por el cual las necesidades básicas se transforman en requerimientos definitivos.
Por ejemplo de esto puede ser la necesidad de una partida determinada para existencia en almacén y la clase de fórmula de decisión aplicada para la determinación de los requerimientos de existencias.
En segundo lugar debe haber un amplio cuestionamiento sobre si el sistema diseñado está operando actualmente con eficacia. Finalmente, existe la cuestión de si la necesidad determinada es adecuadamente transmitida al grupo de compras en la forma de requisición autorizada o por otra documentación valedera.
Responsabilidades para la Determinación de Necesidades. El cómo las necesidades son determinadas normalmente es responsabilidad de otro personal de la organización. Mientras estas determinaciones inician el proceso de compras, el grupo de compras no hace más que ajustarse a ellas.
El departamento de compras continuamente está en buena posición de saber qué es lo que sucede en el método o políticapara determinar las necesidades; además, está calificado para opinar sobre el suministro normal de requerimientos.
El papel de la función de compras se extiende además hacia la determinación de necesidades por diferentes caminos. El grupo de compras, a través de sus propias actividades está en contacto con las condiciones de mercado y está preparado para evaluar nuevos desarrollos y tendencias para así evitar escasez o exceso de inventarios.
El comprador, en lo individual, además, está íntimamente más relacionado con la situación de los diferentes proveedores, especialmente los más importantes.
Y así, de esta manera, el personal de compras debe estar dispuesto a hacer una importante contribución al aconsejar a otro personal de la organización respecto de los nuevos cambios y desarrollos para que éstos puedan ser asimilados con oportunidad en las condiciones corrientes.
El grupo de compras, por consiguiente, tiene una parte de responsabilidad en la determinación de necesidades y debe proporcionar su ayuda tanto como sea posible.
Procedimientos para la Determinación de Necesidades. Una vez determinadas las necesidades, deben ser consignadas en un formato exprofeso que por lo general es una forma de requisición u otra similar la cual debe es pecificar las necesidades con sus características pertinentes, aprobaciones y cualquier otra información que contribuya a los propósitos de control de la organización.
Dentro de lo posible, debe llegarse a la estandarización de compra de artículos cuyas características así lo permitan.
En tanto que una parte sustancial de este procedimiento puede convertirse en rutina en cierto tipo de situaciones, puede haber la duda si el documento de entrada o formato es el adecuado para este proceso rutinario; póngase el caso de las llamadas «requisiciones viajeras» que se usan en situaciones repetitivas para minimizar el exceso de errores numéricos y humanos.
En este tipo de procedimientos se deberá tener muy en cuenta lo siguiente:
1. Propiedad en las aprobaciones,
2. Completar toda la información que se requiere, y
3. Debe ser confiable el aspecto numérico.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
