Administración de las cuentas por cobrar
La fase de administración del proceso de cuentas por cobrar empieza desde la generación de la cuenta, pasa a su manejo y control propio, y concluye en el momento que es pagada o liquidada. Las principales consideraciones de control durante esta nueva fase incluyen:
Control Independiente de los Registros de Cuentas por Cobrar. Los registros actuales de cuentas por cobrar en algunos casos pueden ser mantenidos manualmente; en grandes instalaciones serán manejadas por un computador.
Los principios fundamentales en todos los casos son que estos registros sean mantenidos en forma independiente y no sujetos al acceso de terceras partes, especialmente por aquellos que puedan tener acceso a la caja o a los clientes mismos.
En todos los casos también deberán tenerse cuentas de control, y, en lo posible, cuentas de subcontrol, que estén soportadas por cuentas individuales perfectamente detalladas.
Registro y Control. Cualquier cargo a bancos u otra cuenta miscelánea que ocasione una contrapartida crediticia a las cuentas por cobrar debe ser registrada sobre base diaria con objeto de contar con información actualizada disponible para servir a las diversas necesidades operacionales de la organización.
Simultáneamente, se debe tener la certeza de que estas cuentas por cobrar están correctas mediante las confrontaciones periódicas entre estos registros auxiliares contra las cuentas mayor de control.
Oportuno y Adecuado Sistema de Reporte. Adicionalmente a la información que se debe suministrar sobre base diaria, debe haber un sistema periódico que reporte los saldos corrientes con su correspondiente análisis de detalle.
Este análisis mostrará las porciones o partidas de la cuenta por cobrar que no han sido pagadas en diversos periodos dé tiempo; por ejemplo: saldo actual, vencido un mes, vencido dos meses, vencido tres meses, vencido más de tres meses, etc. Este análisis es una importante base para administrar el esfuerzo de la recuperación de cartera.
Envío de Estados de Cuenta de Clientes en Forma Directa e Independiente. Un elemento básico, desde un punto de vista de control, consiste en enviar estados de cuenta a los dientes; este envío deberá ser directo e independiente; es decir, sin que haya ninguna oportunidad de alteración o modificación o extravío por algún elemento de la organización.
Este procedimiento hace posible un chequeo cruzado con el principal involucrado en la cuenta, o sea el cliente, además es un importante mecanismo que sirve para acelerar cobros retrasados.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
