Gerencia de proyectos

Existen muchos proyectos de TI que se cancelan, pero aquellos que llegan a terminarse producen un gran estrés en el equipo de trabajo durante su realización, o bien, se concluyen sin haber cumplido con los requisitos iniciales del cliente, teniendo por consecuencia su insatisfacción.

Un proyecto también puede haberse terminado en un lapso de tiempo mayor al esperado o consumiendo muchos más recursos que los que se tenían asignados para cada actividad, provocando con eso el Incremento del costo inicial. Para evitar algunos de los problemas que se presentan en el desarrollo de proyectos de TI, se pueden adoptar técnicas de gerencia de proyectos.

La gerencia de proyectos permite hacer frente a muchas de las barreras que enfrentan los proyectos de TI. A continuación se describe cada una de las barreras.

Requerimientos mal definidos

Vamos a suponer que el objetivo de un proyecto es la realización de un sistema de información para el control de las ventas de una empresa zapatera y se calcula que su implementación será en el transcurso de dos años. Todos los integrantes del equipo entienden dicho objetivo perfectamente, pero por cuestiones de comunicación los requerimientos reales del cliente no se definieron de forma correcta, pues el sistema era sólo para el control de ventas realizadas únicamente con tarjeta de crédito y no para todas las demás.

Muchas veces al realizar un plan se hacen estimaciones poco realistas: para cada actividad se asigna tiempo y recursos ilusorios que no se precisan de la manera correcta (probablemente por falta de experiencia). Puede ser que se planee el diseño de una base de datos para un mes, cuando por la realidad de la situación, la información y la complejidad de la misma, lo necesario sea asignarle por lo menos cuatro meses.

Falta de información

En el equipo de trabajo debe haber una comunicación constante y fluida, pues muchas veces la falta de ésta puede provocar retrasos en los tiempos planeados del proyecto. Supón que en el equipo de trabajo hay personas que diseñan la base de datos y otras que la implementen en el sistema manejador. En este caso no se puede implementar sin antes haber diseñado, pero ¿qué tal si el diseñador no les informó a los demás que ya había concluido con su tarea (ya sea por descuido u olvido)? Por esta razón es muy importante dar un seguimiento puntual a cada una de las actividades.

Resistencia al cambio

Este es una caso que se presenta con frecuencia en aquellas empresas cuyo personal operativo lleva muchos años trabajando para ellas.

Imagina que para liberar un sistema de información de control de materiales, es importante realizar las pruebas necesarias en el departamento de que tiene el mismo nombre (que es precisamente donde se va a utilizar). Dicho sistema ya se ha implementado en la computadora, pero aún no se ha probado, pues el encargado de esa área (un empleado de que tiene más de 30 años trabajando allí) no realiza las pruebas piloto necesarias, ya que se resiste a cambiar el modo en que él opera.

Alcance del proyecto

El alcance del proyecto es la delimitación del mismo. Consiste en estipular qué se entrega, qué no se entrega y cómo se hará todo.

Es vital definir cada aspecto y por supuesto realizar todo lo necesario para entregar un producto o servicio de acuerdo al alcance previsto. Por tal motivo, es muy importante realizar un estudio de factibilidad.