Elegir un destino para las respuestas del formulario
Una vez que se haya enviado el formulario, Formularios de Google empezará a recopilar las respuestas que recibas. Se te pedirá que elijas cómo almacenar estas respuestas.
Nota: puedes definir esta opción en cualquier momento durante la edición del formulario haciendo clic en el botón Seleccionar destino de las respuestas de la barra de tareas.
Puedes optar por enviar las respuestas a una hoja de cálculo o por guardarlas solo en Formularios de Google.
Si las guardas en una hoja de cálculo, podrás ver las respuestas individuales a medida que se reciban. Si decides guardarlas en Formularios de Google, podrás ver un resumen de todas las respuestas que hayas recibido, y también podrás descargarlas en un archivo CSV.
Cómo guardar las respuestas en una hoja de cálculo
En el cuadro de diálogo «Seleccionar destino de las respuestas», puedes crear una nueva hoja de cálculo en la que se almacenarán las respuestas de tu formulario. Puedes dar el título que quieras a esta nueva hoja de cálculo.
Si quieres que las respuestas de todos tus formularios se recopilen en una nueva hoja de cálculo en el futuro, no olvides activar la casilla junto a «Crear siempre una hoja de cálculo nueva».
También puedes optar por recopilar las respuestas en una nueva hoja de una hoja de cálculo existente.
Elige «Nueva hoja en una hoja de cálculo existente…» y dar clic en Seleccionar. Verás una lista con tus hojas de cálculo. Para elegir una hoja de cálculo, activa la casilla junto a la misma y da clic en Seleccionar.
Se creará una nueva hoja en esa hoja de cálculo, y las respuestas de tu formulario aparecerán allí. Una hoja de cálculo solo puede recopilar las respuestas de un formulario.
Cuando elijas guardar las respuestas del formulario en una hoja de cálculo, el botón Seleccionar destino de las respuestas de la barra de herramientas se convertirá en el botón Ver respuestas. Da clic en este botón para ver tu hoja de cálculo. También encontrarás la hoja de cálculo en Drive.
Ten en cuenta que las respuestas enviadas a una hoja de cálculo son básicamente una copia de tus respuestas y que se trata de un proceso unidireccional, es decir, del formulario a la hoja de cálculo, pero no de la hoja de cálculo al formulario.
Dicho de otro modo, si modificas una respuesta en la hoja de cálculo, no se modifica la respuesta original, que aparecerá en la vista de resumen y en el archivo CSV descargado.
Cómo guardar las respuestas solo en Formularios de Google
Si no quieres que las respuestas se envíen a una hoja de cálculo, haz clic en el botón Guardar respuestas solo en formularios. Después, para acceder a las respuestas que se hayan recopilado, haz clic en el menú Archivo, selecciona Descargar como y haz clic en Valores separados por comas.
Guardar las respuestas en Formularios de Google es la mejor opción si tienes previsto recibir mucho tráfico o un gran número de respuestas, ya que las hojas de cálculo aceptan valores de respuesta solo en las primeras 400.000 celdas.
La vista de resumen del formulario, al igual que los resultados que descargues como archivo CSV, siempre incluirán todas las respuestas del formulario que se envíen aunque se supere dicho límite.
