Organización del archivo municipal
El buen funcionamiento del archivo municipal requiere de tres elementos fundamentales, a saber: el órgano responsable, la infraestructura básica y el personal auxiliar.
Órgano responsable
De conformidad con lo dispuesto en las leyes orgánicas municipales, la secretaría del ayuntamiento es el órgano responsable de organizar, dirigir y controlar el archivo administrativo, mismo que comprende los archivos de concentración e histórico.
Por lo tanto, el secretario del ayuntamiento o la persona que él designe, debe adecuar su propio sistema de archivo de acuerdo con las necesidades y recursos disponibles, a efecto de que la documentación generada por las dependencias de la administración pública municipal se guarde y conserve y no se destruya.
Infraestructura básica
El manejo y control de los archivos municipales requiere de una infraestructura básica, ésta debe estar compuesta por: un local destinado exclusivamente para el archivo, gavetas o archiveros para la documentación en uso frecuente y anaqueles con cajas para la documentación que no tiene mucho uso.
Cabe mencionar que esta infraestructura no necesariamente tiene que ser especializada, ya que ello dependerá de la disponibilidad de recursos con que cuente el ayuntamiento; en todo caso, el mobiliario deberá reunir el mínimo de requisitos para la conservación adecuada de los documentos.
Personal auxiliar
El secretario del ayuntamiento como responsable del archivo municipal, deberá apoyarse en uno o más archivistas, dependiendo del volumen de documentos y éstos serán los encargados directos del buen funcionamiento del mismo.
En algunos casos no siempre se podrá contar con archivistas; para ello, se deberá seleccionar entre el personal municipal a aquellos más responsables y con conocimientos mínimos sobre la ordenación y clasificación de documentos.
