Proceso de documentos por cobrar
En algunas situaciones suele ser práctico para una organización particular el diferir la recuperación de la cuenta por cobrar originada por la venta de sus productos o servicios.
En tales casos, las operaciones que se realicen deberán especificar claramente las épocas de pago. Habrá casos en que éstas se garanticen mediante un documento por cobrar.
Sin embargo, los documentos por cobrar originan también problemas de recuperación cuando se mezclan con las cuentas por cobrar regulares; también se presentan circunstancias especiales cuando la cuenta por cobrar regular no es liquidada de acuerdo con el plan original, y es aquí cuando la organización desea obtener un reconocimiento más preciso de su cobranza cuando ésta se encuentra respaldada por un documento. Debe considerarse también la posibilidad de cargar intereses en estos documentos.
En todas las situaciones planteadas, las circunstancias ayudarán a definir el manejo de la cuenta por cobrar: si se documenta o no. Cuando la cuenta se documenta se presenta la necesidad de monitorear esta cobranza en la fecha específica, incluyendo los intereses correspondientes, cuando proceden.
Los documentos por cobrar tienen el problema adicional relativo a su custodia, ya que cada documento es autónomo en sí mismo. Otro problema se presenta en la circunstancia de que como en ocasiones es poco común el documentar una cuenta, la costumbre hace que este papel se maneje en forma similar a una cuenta corriente.
Para cubrir todas las eventualidades planteadas, se requiere establecer procedimientos específicos que aseguren la revisión periódica y la estandarización de acciones.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
