Proceso de otras cuentas por cobrar
Aun cuando las actividades regulares de ventas de la organización proveen las principales fuentes de cuentas por cobrar, existen otras actividades que originan ciertos tipos especiales de cobranza. Ilustrativo de éstas, son las siguientes:
Anticipos a Empleados. La venta de productos o servidos que presta la organización normalmente deben ser incluidos en las cuentas por cobrar a clientes; además, existe cierta clase de anticipos u otros de naturaleza similar, como son anticipos para gastos de viaje, anticipos para fines especiales de negocios o préstamos a título personal a los empleados.
Este último tipo de cobranza está garantizada por los sueldos y salarios de los que reciben el anticipo y sobre los que se deberá ejercer un estricto control, estos anticipos deberán estar regulados por políticas perfectamente definidas y aquellos casos especiales tendrán que ser autorizados directamente por funcionarios de alto nivel en la organización.
Depósitos con Terceros. En muchas ocasiones se requiere efectuar depósitos con terceros para garantizar un servicio u otras razones. Estos depósitos deben ser de naturaleza temporal, o pueden ser tan permanentes como el servicio a prestar lo requiera. En este punto es muy importante que su registro controle la época de recuperación del depósito.
Reclamaciones. En las relaciones con proveedores, transportistas o cualquier otro grupo de servicio se pueden originar reclamaciones que deben ser registradas y pasadas a un control que esté al pendiente de su reembolso. Las reclamaciones por concepto de seguros son otras cuentas de naturaleza similar para este grupo.
En ocasiones se plantea la alter-nativa de si registrar o no estas reclamaciones; definitivamente el mejor control se encontrará en el registro de estas cuentas por cobrar.
Acumulación de Ingresos. Un tipo muy especial de cuenta por cobrar se origina cuando los ingresos se capitalizan antes de que puedan ser cobrables.
El objetivo aquí, en un sentido operacional, es reconocer los ingresos en los periodos a que realmente correspondan con objeto de tener objetividad en la evaluación de los resultados de operación. Típico de este caso son las cuentas por cobrar por ventas en abonos.
Aspectos Especiales del Proceso de Otras Cuentas por Cobrar. En virtud de que la naturaleza y alcance de las transacciones y actividades que generan estos tipos de cuentas por cobrar pueden variar grandemente, se requieren ciertos aspectos de control que sean aplicables regularmente a todas ellas.
El primero de éstos es que las condiciones bajo las que es creado un tipo particular de cuenta por cobrar sean claramente definidas tanto en el sentido procedimiento como por políticas; el principal objetivo será el de proveer una adecuada salvaguarda de que la cuenta por cobrar es registrada en libros lo más pronto posible, en la cantidad correcta y con todos los elementos que determinaron su creación.
El segundo aspecto de control consiste en el establecimiento de los procedimientos necesarios para la revisión periódica del estado de todas estas cuentas por cobrar varias.
Lo que sucede con frecuencia es que estas cuentas por cobrar varias son atendidas con diligencia en el proceso operacional regular; consecuentemente, es necesario tomar precauciones específicas que ayuden a combatir tales tendencias.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
