Políticas administrativas de las cuentas por cobrar

Habiendo considerado ya el marco de referencia operacional del proceso de cuentas por cobrar, se requiere ahora analizar cuidadosamente varias políticas clave relacionadas con el manejo de las mismas cuentas por cobrar.

Otorgamiento de Líneas o Niveles de Crédito. Una cuestión de política es qué tan liberal debe ser una organización para otorgar crédito. Es claro que en situaciones de créditos restringidos disminuye la posibilidad de pérdidas por cuentas malas.

Pero el juicio de cuáles serán las políticas de crédito que sirvan mejor a los intereses de la organización no se detienen ahí, ya que las ventas causadas por políticas de crédito más liberales dan origen a ventas adicionales que de otra manera no se hubieran efectuado.

Estas ventas puedan dar origen a utilidades extras, y pudiera ser que esta situación sea más beneficiosa y de provecho para la organización en virtud de que un gran volumen de ventas puede generar reducción de costos de producción en lo referente a la absorción de estos fijos.

Se debe reconocer que es muy difícil medir con cierta confiabilidad los beneficios de cualquier tendencia, por lo que es muy importante reconocer todas las dimensiones del problema.

Esto es, no necesariamente será lo óptimo para la organización tener una poca cuantía de cuentas canceladas ya que pudiera ser que el riesgo de que las cancelaciones sean mayores como consecuencia de una gran utilidad generada por la vía de las ventas.

En resumen, toda situación deberá ser examinada en gran detalle antes de llegar a una decisión final.

Impacto de las Relaciones con los Clientes en el Proceso de Cuentas por Cobrar. Un aspecto muy importante relativo tanto a la operación del departamento de cuentas por cobrar y al proceso total de cuentas por cobrar, es el impacto que tienen en todas estas actividades unas buenas relaciones con los clientes.

Por un lado, es sabido que a la organización le interesa desarrollar eficientes procedimientos y operaciones internas, en este intento, con frecuencia le es deseable restringir los procedimientos y, consecuentemente, reducir el grado de contacto personal y el trato en el manejo de diversas situaciones. Por otro lado, el proceso de cuentas por cobrar inevitablemente involucra relaciones con los clientes.

Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones con los clientes de la mejor manera para evitar cualquier síntoma de irritación y tendiendo a construir una relación positiva con ellos.

Ejemplos de estos contactos pueden ser la aplicación de las líneas de crédito, claridad en las facturaciones, procesamiento de acreditamiento de ajustes, y los diversos aspectos de cobranza.

Una eficiencia real aquí se logra con la combinación de la eficiencia interna y la cortesía y razonable cooperación hacia el cliente.

Con mucha frecuencia los dientes están insatisfechos debido a muchas y variadas causas (que en ocasiones son completamente independientes al proceso de cuentas por cobrar), mismas que se pueden pulir a través de los contactos de cuentas por cobrar, ya que este personal tiene la oportunidad de ser un canal de solución de los problemas que el cliente tenga con otro personal de la entidad.

Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg