Beneficios de emplear la auditoria administrativa
Todo funcionario o ejecutivo dedica la mayor parte de su tiempo a prever y resolver problemas, y si desea obtener el óptimo resultado d e su esfuerzo, debe administrar por excepción; es decir, debe enfocar su actividad sólo a la resolución de aquellos problemas cuya importancia así lo ameriten.
Surge entonces la duda:
¿Cómo determinar cuáles problemas exigen la atención del funcionario? ¿Cómo evaluar la importancia de cada problema en fu nción a loa demás? ¿Con qué herramientas o técnicas cuenta para detectar y evaluar problemas? Las respuestas a estas interrogantes se resumen en dos palabras:
«Auditoría administrativa»
Pocos funcionarios no desearían saber en un momento dado cuál ea la situación del organismo social que dirigen, en lo correspondiente a:
a) Capacidad de sus funcionarios para planear, organizar, articular, dirigir, controlar. No debe olvidarse que el buen jefe no es aquel que realiza personalmente las cosas, sino quien obtiene buenos resultados a través de sus subordinados.
b) Cuándo surge una situación perjudicial o peligrosa y cuándo se agrava por circunstancias desfavorables.
Los problemas en las empresas deben resolverse de inmediato, si no se resuelven desde su inicio, cada vez crecerán y se complicarán más.
c) Desperdicios y puntos débiles en su personal, finanzas, ventas, operaciones. Sólo así podrá el funcionario obtener el resultado óptimo de sus recursos.
d) ¿Cuáles son los niveles de operación críticos en los que se debe insistir para un desempeño mejor, mayor eficiencia y lograr economías?
Hay que recordar que de acuerdo con el principio de excepción, el funcionario dirigirá su esfuerzo hacia puntos claves, donde el resultado compensará con creces la inversión de tiempo y recursos que la dirección haya efectuado.
e) Métodos deficientes, inadecuados y costosos; normas incompletas o muy elásticas y equipo obsoleto o impropio, serán éstos una base objetiva y debidamente válida, para fundamentar una adecuada decisión en un momento dad o.
En términos generales, la auditoría nos proporciona una evaluación cuantificada en la eficiencia con la que cada órgano de la institución desarrolla su administración.
Es decir, nos proporciona un panorama administrativa integral de la empresa que se audita, señalando d grado de efectividad con que opera cada una de las unidades administrativas que la integran; por consecuencia, señalando también aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención de parte de la dirección general.
Sin embargo, se nos presenta la siguiente interrogante: ¿qué profesional es el «ad hoc» para practicar esta técnica?
Cada profesional tiene una área de actuación exclusiva, una área de acción en que sólo él puede intervenir. La preparación que el licenciado en administración tiene, está enfocada al conocimiento a fondo de la ciencia administrativa y de las diferentes funciones de la empresa.
En forma general establece como campo natural de acción del profesional de la administración, el asesoramiento a la alta dirección en aspectos de coordinación, evaluación administrativa y diagnóstico de problemas administrativos.
De lo anterior deducimos que, siendo la auditoría administrativa d medio más adecuado para la revisión y evaluación de la eficiencia admi nistrativa, la práctica de dicha técnica cae en el campo natural del «licenciado en administración».
No importando la magnitud de la empresa, es importante que todas las personas seleccionadas y destinadas al equipo de auditoría posean buena comprensión de la teoría correspondiente, un verdadero conocimiento de los fundamentos de la administración, principios para métodos eficaces de control y requerimientos para llevar a cabo evaluaciones científicas.
Será conveniente que posean una amplia preparación a nivel universitario.
Dada la preparación polivalente que recibe el licen ciado en administración, y el enfoque que tiene del conocimiento de la ciencia administrativa, de las diversas funciones de la empresa en forma general y de otras técnicas de apoyo, lo hace ser un profesional capacitado técnicamente para asesorar o apoyar a la dirección en aspectos de actuación administrativa, coordinación, evaluación y proposic ión de recomendaciones mediante informes sobre problemas administrativos.
De lo anterior, deducimos que el profesional más idóneo para llevar a cabo auditorías administrativas, es lógicamente el licenciado en ad ministración; sin embargo, es necesario advertir ciertas características que debe cubrir.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
