La auditoría externa
La auditoría administrativa se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa interno y cuando se requiere de una opinión de carácter independiente.
La actuación del licenciado en administración de empresas contratado especialmente por una empresa para mejorar ineficiencias operativas, ya sean detectadas por la propia dirección o resultantes de tareas relacionadas con una auditoría tradicional (auditoría contable), implica la realización de un trabajo de consultoría de empresas.
Esta consultoría debe ser llevada a cabo por el licenciado en administración de empresas, siempre que cuente con la competencia y pericia técnica para hacerlo.
La consultoría administrativa es una función muy importante en nuestros días, de la cual citaremos algunos aspectos necesarios.
Desde su comienzo, la consultoría administrativa ha sido un servicio especializado, y los directivos de las empresas han solicitado los servicios de especialistas en diversas áreas como consecuencia del crecimiento de las empresas; por la gran complejidad de sus operaciones, los cambios en los sistemas, métodos y procedimientos, nuevas formas de distribuir los artículos, la competencia, etc., se ha ocasionado un desequilibrio administrativo.
Pero no es fácil encontrar profesionales con la capacidad y con la experiencia necesaria en todas las técnicas requeridas, para ofrecer a las empresas una asistencia eficiente y de calidad; aunque el desarrollo de cursos y estudios de especialización en actividades de acción del licenciado en administración cursos de postgrado, maestrías y la coordinación con profesionales de otras áreas han dado como resultado
Que muchos Licenciados en administración se encuentren plenamente capacitados para ofrecer la consultoría administrativa a quien lo solicite.
Para efectuar la consultoría administrativa hay que tener en cuenta tres aspectos principales:
a) Un proyecto que incluya el propósito y los recursos (humanos-materiales-técnicos).
b) El tiempo requerido.
c) El dinero de que se dispone.
El proyecto implicará una responsabilidad compartid entre el cliente y el licenciado en administración consultor.
De esta relación se derivará que los funcionarios y subordinados involucrados conozcan y entiendan la actividad que se va a realizar; por qué se va a hacer; el plago disponible para su realización; el alcance de la actividad y los objetivos que se persiguen, etc.; esto representará evitar desperdicios y aprovechar mejor el uso que se está haciendo de los recursos.
Por eso, una buena relación cliente-consultor deberá redundar en una mejor operación en el área en que haya intervenido el consultor.
Una relación adecuada implicará una estrecha colaboración entre el consultor y la empresa para la resolución de los problemas en los que el consultor intervenga.
Uno de los factores más importantes para el trabajo del consultor, y del cual depende su éxito, es que el personal participante esté preparado para prestar el servicio que se compromete a dar, ya que, cuando el servicio es el adecuado para el cliente, éste tenderá a utilizar la consultoría en. nuevas áreas haciendo una extensión del servicio contratado.
El procedimiento para la elaboración del proyecto se cita a continuación:
a) Establecimiento del objetivo perseguido. El consultor deberá colaborar con la empresa para su formulación, el cual será por escrito para determinar sólo cosas factibles.
Este paso se derivará de un estudio preliminar que permitirá considerar alternativas iniciales de solución y pensar en las técnicas administrativas requeridas.
b) La planeación de las operaciones representa la determinación de los recursos requeridos y su orden de aplicación en cada una de las actividades del proyecto, así como la elaboración de un programa al que tendrán que ajustarse en función de los objetivos y tiempo de duración.
c) La «carta propuesta» es el documento formal mediante el cual el consultor propone los términos en que prestará sus servicios a la empresa o cliente.
Debe contener los siguientes puntos:
• Antecedentes y definición del problema, de acuerdo con el esta dio preliminar.
• Objetivos y beneficios esperados del servicio.
• Programación y alcance del trabajo del consultor.
• La colaboración o participación del personal de la empresa.
• Honorarios y la forma en que se cobrarán.
Una vez aprobada la «carta propuesta», se inicia el trabajo detalla, do de las áreas comprendidas en el proyecto.
Durante el desarrollo de la consultoría, el licenciado en administración podrá ir anticipando recomendaciones y realizando informes periódicos donde se resuman las actividades realizadas, las dificultades que se presenten, las modificaciones en relación con el programa inicial, las próximas actividades a realizar y cualquier otro tipo de información que interese a la dirección de la empresa.
A la terminación de esta fase del proyecto generalmente se prepara un informe final, donde se mencionan las conclusiones, recomendaciones, etc.
y que será discutido primero con los funcionarios involucrados y posteriormente con la dirección de la empresa, asimismo se evaluarán los resultados obtenidos y, en función de esto se procederá a desarrollar las recomendaciones dadas por el consultor; aunque el valor real de esas recomendaciones únicamente se podrá determinar en el momea. to en que comiencen a producirse los beneficios para la empresa.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
