Implementos para la planificación
Para economizar tiempo y producir resultados concretos se necesita no sólo un plan de visitas sino también un plan para cada visita. El vendedor debe comprender que antes ele entrar a un negocio o una oficina, él necesita para dirigir la conversación hacia su fin, un objetivo. Se utiliza el kárdex que debe existir de todo cliente. Las fichas no importan por su valor histórico sino como base para planificar las rutas y ventas (sales planner). Se utilizan también para refrescar la memoria del vendedor antes de hablar con el cliente.
Las fichas de los clientes individuales deben tener un espacio para anotar, durante o después de cada visita, la fecha convenida o conveniente para la próxima visita, así como todos los asuntos pendientes. Se puede tratar (le productos por los cita¡» el cliente ha expresado interés o los que la compañía quiere vender al cliente, así como cobranzas pendientes. El vendedor anota también, de antemano, las reformas que quiere lograr en las exhibiciones de los productos en los establecimientos que él visitará.
En la práctica, el espacio reservado para «asuntos pendientes» en la cara de la ficha no es suficiente, por eso se puede usar todo el dorso para complementarla.
La ficha representa un registro sobre todo lo que la compañía y el vendedor deben saber del cliente y de su negocio. No debe confundirse con el kárdex que registra las visitas hechas y las existencias del cliente. Por lo importante de todos estos datos se aconseja mantener un duplicado en la oficina bajo llave.
Las fichas se colocan en forma alfabética para cada vendedor y se le entregan diariamente antes de empezar sus visitas. A aquellos vendedores que por sus viajes se quedan fuera de la oficina una semana o más, bien deben dárseles todas las fichas para las visitas planificadas. Para identificar asuntos de importancia, como por ejemplo ofertas pendientes o negocios de interés especial, se pueden usar ganchos plásticos en varios colores que se colocarán en las fichas para facilitar su rápida selección y acción inmediata.
Se mantiene también una agenda cronológica en la cual se anotan fechas para citas convenidas, bien sean hechos por el vendedor o por la oficina.
Algunas empresas dividen las tarjetas de los clientes según las rutas de cada vendedor. Las fichas de distintos colores, según las rutas, simplifican el trabajo.
Plan mensual. Después de haber dividido la zona en rutas, el vendedor puede elaborar su plan mensual de visitas. Se trata de una lista de rutas, sin incorporar los nombres de los clientes.
Programa semanal. Esto representa la segunda fase de la planificación y se puede considerar como casi fijo. Se incluyen los nombres de los clientes que se visitarán según días de la semana. Se reserva algún tiempo para visitar posibles clientes nuevos.
Fuente: Apuntes de Administración de ventas de la Unideg
