Disponibilidad de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar representan un activo reclamable a las partes involucradas; consecuentemente, es muy importante que esta recuperación no pueda ser relevada si no es mediante un procedimiento autorizado.
Existen cuatro procedimientos para acreditar una cuenta por cobrar, los cuales en seguida se refieren junto con las principales consideraciones de control:
Cobranza. El procedimiento más común es que la cobranza quese recibe de los clientes sirve para liquidar una cuenta por cobrar previamente generada.
Las cuentas de control (cuentas de mayor) reciben las concentraciones para efectuar los correspondientes registros sumarizados.
Aquí se presenta el problema previamente discutido de lograr un adecuado control sobre los ingresos a caja, en el que se debe contemplar también las rebajas y descuentos otorgados.
Devolución de Mercancía. Cuando los productos vendidos son regresados por diversas razones, se tiene que revertir la operación original de venta.
El primer requerimiento es que la devolución esté autorizada. El segundo, consiste en que la recepción física se haga efectiva y la mercancía se reciba en buenas condiciones.
Finalmente, es menester asegurarse que el importe a acreditar sea por una cantidad correcta. Estos tres pasos cuando están adecuadamente documentados proveen las bases para acreditar una devolución de mercancía.
Ajustes y Descuentos. El esfuerzo de control se debe apuntar con mayor eficacia cuando existen políticas especiales de descuentos o cierto tipo de acreditamiento a algún cliente particular; esto puede presentarse en ventas por volumen, por la venta de un tipo particular de productos al consumidor o por ajustes ocasionados por deficiencias en los productos.
Cuando los descuentos están emanados de algún arreglo específico el control se centrará en la confirmación de las bases de este arreglo; sin embargo, en muchos casos, la autenticidad del crédito está apoyada eh factores de juicio que son evaluados por el ejecutivo que aprobó el crédito, dentro de los límites de su propia autoridad.
Cancelación de Cuentas Malas. Con cierta frecuencia es normal que haya clientes que fallen en el cumplimiento de sus obligaciones ya que aunque se aplique todo el esfuerzo de cobro puede haber situaciones de quiebra, desaparición del deudor, u otras causas que no dejen más alternativa que la cancelación de la cuenta.
Usualmente se deben hacer provisiones de tipo contable que sirvan para la creación de una reserva para cuentas malas o incobrables contra la que se pueda cargar cualquier cancelación de esta naturaleza.
El interés específico de control en este punto, es que cualquier cancelación debe ser propiamente autorizada por un funcionario de alto nivel en la organización.
El siguiente interés consiste en mantener un control sobre esascuentas canceladas para evitar que éstas sean cobradas y no reportadas a la organización, o bien estar atentos a cualquier probabilidad de recuperación.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
