Programa administrativo para mejorar la calidad
Motivación
La teoría de la motivación que más comúnmente se menciona es la de la pirámide de las necesidades creada por Abraham Maslow. De acuerdo con esta teoría las necesidades se clasifican en cinco categorías fundamentales, que comienza con las necesidades biológicas de la motivación y continúa hasta los órdenes superiores como la autoestima y la autorrealización. Una función importante del gerente de calidad consiste en actuar como un motivador. El gerente puede auxiliar a los empleados si los asesora en el establecimiento de metas cómo lograrlas y les proporciona una atmósfera que conduzca al trabajo productivo.
Lista de necesidades de McGregor | Formas usuales de motivación para la calidad |
Necesidades fisiológicas (por ejemplo: alimento, abrigo, sobre vivencia básica). En una economía industrial esto incluye las necesidades de subsistencia mínima. | Oportunidad de aumentar los ingresos por medio de una bonificación por un buen trabajo |
Necesidades de seguridad( por ejemplo, una vez que se alcanza un nivel de subsistencia, la necesidad de mantenerse en ese nivel ) | Seguridad en el trabajo |
Necesidades sociales( por ejemplo, la necesidad de pertenecer a un grupo y de ser aceptado) | Referirse al empleado como un miembro del equipo |
Necesidades del ego( por ejemplo, la necesidad de auto respeto y del respeto de los demás) | Fomentar el orgullo por la forma de realizar el trabajo, para lograr una buena calificación |
Necesidades de autorrealización( por ejemplo, el impulso creador y de auto expresión) | Oportunidad para proponer ideas originales y para participar en la creación de planes novedosos y efectivos. |
Pirámide de las necesidades y formas de motivación para mejorar la calidad
Los principios básicos siguientes, proporcionan conocimientos que permitirán a los gerentes iniciar programas de motivación:
- La motivación es interna
- La mayoría de las metas se definen y limitan por el propio sujeto
- La motivación y el comportamiento se aprenden
- Debido a que el comportamiento se aprende, se puede cambiar
- La motivación es especifica del individuo
- La fuerza o el deseo de lograr una meta depende de que el empleado la considere alcanzable
- Una manera de hacer que una meta sea alcanzable consiste en desglosarla por etapas mas pequeñas y mas fáciles
- La motivación se puede inducir mediante el reforzamiento positivo y negativo y mediante la retroalimentación
- El reforzamiento y la retroalimentación se deben dar de manera inmediata, siempre que sea posible
- Para que el reforzamiento positivo sea efectivo debe ser continuo en especial cuando se intenta cambiar el comportamiento
Organización
La organización se puede definir como un sistema de autoridad y responsabilidad y relaciones de comunicaciones con estipulaciones para la coordinación estructural, tanto vertical como horizontalmente, que facilita la relación de trabajo y de los objetivos.
Los gerentes recurren a diversos planes para controlar las operaciones de la empresa. Estos planes son en realidad instrumentos de organización que sirven para ilustrar el alcance de la función de organización y que permite identificar los problemas organizacionales básicos. Algunos de los instrumentos de organización incluye los siguientes:
- Organigrama: mediante el organigrama se muestra la estructura formal de la organización, se define la jerarquía de los puestos y se identifica el flujo de la autoridad, de la responsabilidad y de la obligación de rendir cuentas desde la cima hasta la base de la organización. El tipo de organigrama que se utilice depende del tipo de compañía. Organigrama de la calidad del personal de una planta.
- Políticas: En las políticas de una organización se incluyen pautas y restricciones, se impones responsabilidades en las funciones de la empresa y contribuyen a la coordinación estructural al concertar el trabajo de los individuos para lograr los objetivos.
- Procedimientos: establecen una metodología estándar entre los elementos de una organización; definen la autoridad, responsabilidad, obligación de rendir cuentas y las relaciones de comunicación de cada empleado y ejecutivo de la empresa, y proporcionan la coordinación vertical y horizontal de la organización.
- Revisión: permite determinar si los sistemas de control funcionan como se desea, descubrir si hay duplicación de esfuerzos o interrupciones en la comunicación.
- Comités: proporcionan la oportunidad de ventilar los diferentes puntos de vista. Pueden también consultar, deliberar sobre las diversas cuestiones y coordinar las actividades de múltiples funciones
- Descripción de puestos: se indica que tareas corresponden a cada puesto. Sirven a la función organizacional de especificar las actividades de la fuerza de trabajo y definir responsabilidades.
Cero defectos
La implantación de un programa de cero defecto (CD) es una tarea compleja que consiste no solo en la aplicación de la teoría, sino también en el uso del análisis de sensibilidad. Dado que las variables y parámetros que se necesitan para construir un transportador espacial son un tanto diferentes de los que se usan para producir un cortador de papas, quien planea un programa debe tener la capacidad para utilizar ciertos conceptos básicos y luego adaptar el programa a la situación de que se trate. No obstante es mediante la técnica CD, cuya idea central es la de orientar y cambiar las actitudes de los empleados, que la administración puede lograr el raro milagro de reducir los costos a la vez que mejorar la calidad de la producción.
El propósito de un programa CD es eliminar los defectos. Por lo general los defectos o errores de los obreros son provocados por alguna o varias de las situaciones siguientes:
- No saber como realizar correctamente la operación
- No contar con los medios apropiados para realizar correctamente las operaciones
- No esmerarse para realizar correctamente las operaciones
Los dos primeros problemas se pueden corregir mediante acciones normales, como capacitación apropiada y el reemplazo de las herramientas. El tercero se relaciona básicamente con la actitud del empleado. Es el cambio de esta actitud lo que constituye el punto focal de todos los programas CD. La efectividad con la que se logre ese cambio determina el éxito o fracaso del programa.
Sistema de información de la calidad
Es un método organizado para reunir, almacenar, analizar y comunicar la información referente a la calidad, que ayuda a las personas que toman decisiones en todos los niveles. Dados que los productos son mas complejos que en el pasado, ahora en los programas de control de calidad se pone mas énfasis en la aptitud para el uso que en la conformación a las especificaciones.
La información que requiere un sistema de información de la calidad incluye:
- Datos sobre la investigación de mercadeo relativa a la calidad como son las opiniones de los clientes acerca del producto y del servicio que se le proporcionan y de los resultados de la experiencia del cliente.
- Datos de prueba del diseño del producto, como son los datos de prueba de desarrollo y datos acerca de las partes y componentes que se reciben de los proveedores.
- Información sobre la evaluación del diseño para la calidad, como son las predicciones de confiabilidad y los análisis de los modos de fallas y efectos.
- Información sobre las partes y materiales que se compran, como son los datos de inspección de recepción o información de las encuestas entre proveedores.
- Datos de los procesos, por ejemplo, de fabricación o inspección.
- Datos de inspección del campo, como información sobre la garantía y quejas.
- Resultados de las revisiones, como por ejemplo del producto y del sistema.
Algunos factores fundamentales que se deben considerar cuando se diseña un sistema de información de la calidad son:
- Delinear con claridad el propósito, funciones y objetivos del sistema
- Asegurar la aprobación y apoyo sólidos de la alta dirección
- Ponerse en contacto con todos las posibles usuarios tales como la administración general, departamentos de compras, producción e ingeniería.
- Determinar las necesidades de datos de entrada y salidas del sistema para satisfacer a os usuarios
- Identificar el alcance del sistema propuesto incluida las interfaces alteradas y las no alteradas
- Considerar el uso de presentaciones tabulares, gráficas e histogramas
- Suministrar resúmenes administrativos como son los informes detallados y los informes por recepción
- Definir las funciones del sistema de información como son los costos de diseño y operación
- Determinar con que frecuencia se necesitan los informes y quienes los requieren.
- Asegurar la capacitación adecuada del personal de evaluación para familiarizarlos con los nuevos códigos, definiciones y formas de entradas.
