Creación de las cuentas por cobrar
En virtud de que las cuentas normalmente se originan por la venta de los productos de la organización o el rendimiento de determinada clase de servido, el primer interés estará enfocado hacia el establecimiento de una línea directa con esas buenas bases de origen.
Así el objetivo se enfocará hacia el elemento originador de la cuenta por cobrar y el correspondiente soporte del embarque del producto o la ejecución del servicio; al mismo tiempo, es menester asegurarse que todas las cuentas por cobrar han sido correctamente registradas.
Ambos objetivos pueden ser satisfechos cuando la creación de la cuenta por cobrar está ligada directamente con la contabilización de un inventario o con el registro de un servicio rendido. Consecuentemente, se debe establecer esta liga en un sentido específico de procedimiento.
Como previamente ya se ha hecho mención también, la generación de la cuenta por cobrar involucra inmediatamente la cuestión de si la organización desea expedir el crédito requerido por el cliente para poder cubrir su operación.
Esta determinación generalmente puede quedar ubicada dentro de una política general de crédito expedida por la organización, y ahora esta política general debe ser aplicada a un cliente particular a la luz de la situación crediticia del cliente y a la propia experiencia con él.
Cuando esa aceptación de crédito ha sido determinada, se inicia la venta regular y el proceso de facturación; y como parte de ese procedimiento se prepara una factura que es cargada en la cuenta del cliente.
Las principales consideraciones de control aplicables a la creación de la cuenta por cobrar, son como sigue:
Revisión Independiente y Aprobación del Crédito. Cuando se recibe un pedido se debe obtener la aprobación de crédito.
Esta aprobación puede ser proporcionada por un departamento o persona independiente dentro del marco de referencia establecido por las políticas de la organización apoyada en información adecuada acerca del cliente particular.
Esta última información cubre la posición financiera del cliente y su capacidad para endeudarse; incluye también la experiencia de la organización con el cliente y su actual posición de cartera.
La aprobación misma es hecha por individuos propiamente autorizados, dependiendo del monto involucrado en la operación.
Determinación de la Disponibilidad del Producto. To das las partidas ordenadas por el cliente pueden no estar disponibles para embarques en ese momento, y consecuentemente no deben ser incluidas en la factura. Las mercancías actualmente disponibles deben ser identificadas y empacadas adecuadamente.
Otras partidas que no estén disponibles deben ser cubiertas por procedimientos denominados back order (pendientes de envío), para un posterior embarque.
Autorización de Precios y Términos. Los precios y términos de la operación deben estar estandarizados completamente para todos los clientes.
Sin embargo, en algunos casos éstos pueden variar dependiendo de los grupos de clientes y las diferentes cantidades que se puedan vender a ellos. Para efectos de facturación, los precios y términos aplicables deben ser proporcionados con base en políticas establecidas por la organización.
La interpretación de desviaciones especiales deben ser adicionalmente aprobadas por personas debidamente facultadas.
Papelería Multicopia para Propósitos Específicos. Las facturas necesitan ser preparadas con suficiente número de copias que contengan información idéntica para ser usadas en otros propósitos operacionales.
De esta manera, una de las copias autoriza el embarque, otra va al cliente, otra es usada para compilación de estadística de ventas y otra más es enviada al departamento de cuentas por cobrar para su registro.
Se deben establecer controles que cubran el total de las facturas por un periodo de tiempo dado, usualmente por un día de actividades.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
