Alcance de la auditoría administrativa
Su alcance es total, sin ninguna duda, puede comprender una de-terminada función o actividad, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o la empresa en su totalidad.
En el mismo sentido, las áreas de investigación pueden incluir una apreciación de los métodos de pronosticación, planeación de entregas, medidas de actuación, costos de ingeniería, de proyectos, estimación y fijación de precios, comunicaciones, equipos electrónicos de procesos de datos, efectividad de los directivos involucrados.
Como ya se habrá advertido, todo lo anterior implica prácticamente cubrir en forma integral el área del control interno administrativo u operativo, o sea, d campo de la función control de la dirección superior.
Factores a revisar y evaluar
Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son los siguientes:
1. Planes y objetivos.
2. Estructura orgánica.
3. Políticas y prácticas.
4. Sistemas y procedimientos.
5. Métodos de control.
6. Medios de operación.
7. Potencial humano y elementos físicos empleados.
Una apreciación general de los métodos y campo de acción, así como el dominio total de la auditoría administrativa lo tenemos en:
1. Planes y objetivos
Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administración no da pleno cumplimiento a los principios de organización.
En muchas empresas, las deficiencias se descubrirán por la falta de una completa y clara estipulación de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.
Antes de que el auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de la empresa.
2. Estructura orgánica
En el establecimiento y operación de una empresa es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas, por ejemplo:
a) Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades específicas de la empresa.
b) Funciones no coordinadas y controladas.
c) Falta de delegación y autoridad y responsabilidad en forma apropiada. d) Personal no calificado en puestos clave.
e) Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes.
Al revisar el organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones orgánicas. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente.
3. Políticas
Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos.
Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente sirven para uniformar y coordinar a toda la organización.
Un aspecto muy importante es que la política esté claramente expuesta. La expresión de una política es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal, compras, crédito, ventas, etc.
Al cotejar políticas, el auditor tomará en cuenta al totalidad de los elementos que incurren; por ejemplo: La evaluación de la política de ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y variedad de productos.
4. Sistemas y procedimientos
Al examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su propósito y su forma y decidir sobre sus méritos respecto a la forma en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer operaciones.
Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se está haciendo, dónde, cómo, cuándo y por quién; cada paso individual en le proceso debe ser estudiado y evaluado.
5. Métodos de control
En todo renglón de comercio, industria, servicio, s e encuentran métodos de control en pleno funcionamiento.
Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la comparación del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo, norma, etc.
El control deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de una falta de observancia de los sistemas de supervisión, o de normas de administración insuficientes.
Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medición continua y detallada de la realización de la misma. Esto es cierto sobre todo tratándose de operaciones, costes métodos, productos, sueldos y salarios.
El auditor está obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que se efectúen revisiones
6. Formas de operación
Es igualmente importante un constante examen, análisis y evaluación de los medios de operación. Por lo que respecta mano de obra hay que determinar la fuerza del trabajo básico.
Con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisión, etc.
En una empresa de tipo industrial, los problemas son mantener una tasa adecuada de producción, la que requiere una planeación de lo qu e va a producir, la compra y control de materiales, su recepción y almacenamiento, métodos y normas de producción, control de calidad, embarque, etc.
Las organizaciones que proporcionan servicios tienen como preocupación la rapidez y calidad de la operación, y la capacidad de asimilación de más trabajo.
La operación de toda empresa implica mantener una adecuada relación entre las diversas funciones, para conseguir mejores resultados. Otros factores son los cambios en la economía de país, ya que afectan la operación de la empresa.
7. Recursos humanos y materiales
En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar políticas y prácticas de personal. Esta evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente.
para ello el auditor llevará un examen de las condiciones de trabajo, programas le adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades.
En la auditoria administrativa de personal habrá que atender al sistema que se sigue para llevar registros y a la preparación y trámite de los informes de personal.
El informe sobre rotación de personal merece mucha atención. Otros aspectos son las especificaciones de las tareas, métodos de entrevistas, reclasificación de trabajadores.
El auditor buscará causas de descontento en el empleo, falta de observancia de políticas y procedimientos de la empresa, coordinación deficiente, etc., su propósito será revelar cualquier debilidad, error, deficiencia.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
