Cómo establecer prioridades
No existe el gerente con capacidad para manejar todos los problemas que surgen en el transcurso normal de sus actividades diarias.
Por tanto, es importante que los gerentes aprendan a establecer prioridades. Dichas prioridades pueden servirle al gerente para determinar la velocidad, la intensidad y la colaboración que necesita para atacar el problema. Para hacerlo, algunas preguntas le pueden servir de guía:
¿Es fácil tratar el problema?
El gerente que presta la misma atención a cada problema no obtendrá muchos resultados. Así pues, l a mayor parte de los problemas sólo requiere un poco deatención del gerente.
Aunque la decisión resulte equivocada, corregirla costará relativamente poco tiempo y dinero.
Los gerentes eficaces y eficientes, para no verse abrumados por detalles triviales, reservan las técnicas formales para tomar decisiones tan sólo para los problemas que en realidad las requieren.
¿Se puede resolver por sí mismo el problema?
Los gerentes saben que una cantidad asombrosa de problemas que llevan a perder el tiempo se termina con sólo ignorarlos.
Por tanto, los gerentes deben clasificar los problemas por orden de importancia. Los que están al final de la lista, por regla general, se resuelven por sí mismos o pueden ser atendidos por terceros.
Cuando uno de estos problemas se agrava, pasa a ocupar otra prioridad en la lista.
¿Me corresponde tomar esta decisión?
El gerente, cuando enfrenta un problema importante que requiere una decisión, deberá determinar sí, de hecho, le corresponde a él tomar la decisión.
Una regla general es muy útil en este caso: cuanto más cerca del origen del problema se tome la decisión, tanto mejor.
Por regla general, las personas que están más cerca del problema están en mejor posición de decidir qué hacer al respecto.
Esta regla tiene dos corolarios:
– Se debe hacer llegar la menor cantidad posible de decisiones a las personas que ocupan niveles más altos en la organización.
– Se deben pasar tantas como sea posible a quienes están en niveles más bajos.
Cuando los gerentes refieren algún asunto a alguien que está en un puesto más alto para que éste decida, tienen que estar seguros de que no están pasando el bulto, en lugar de tener el cuidado debido.
¿Cómo pueden decidir los administradores cuándo deben pasar un problema? Si la regla básica y sus corolarios no ofrecen la respuesta, los gerentes los pueden completar con unas cuantas preguntas más.
¿Afecta este asunto a otros departamentos? ¿Tendrá repercusiones importantes para el área de responsabilidad de otros? ¿Requiere información que sólo existe en niveles más altos?.
¿Implica una desviación importante para el presupuesto de nuestrodepartamento? ¿Se trata de un problema ajeno a mi área de responsabilidad o autoridad?.
La respuesta afirmativa para cuales quiera de estas preguntas señala que, con toda probabilidad, el asunto se debe referir a alguien que ocupe un puesto más alto de la organización.
Cabe señalar que estas preguntas vuelven a sugerir que el gerente toma sus decisiones dentro de un contexto de relaciones con otros. La imagen de la persona sola, sentada en su escritorio, tomando decisiones, no es útil ni re alista.
Fuente: Apuntes de la materia de Administración 2 / Unideg
