Integración del archivo municipal
La integración del archivo consiste en el ordenamiento de los documentos y expedientes para su clasificación. Para cumplir con tal objetivo, los encargados deberán conocer ciertos valores documentales y utilizar un sistema específico de clasificación.
Valor documental.
Es el valor que tiene cada documento, dependiendo de su naturaleza e importancia.
Así, tenemos que toda la información generada por las distintas dependencias municipales o que ingresan a éstas, tienen un valor documental denominado primario, que consiste en el valor que tienen todos los documentos al ser útiles, ya que todos éstos tienen un objetivo específico. Sin embargo, a pesar de que todos los documentos tienen un valor primario, no todos son iguales, porque persiguen distintos fines que los hace diferenciarse entre si, por lo que poseen valores adicionales denominados: administrativo, fiscal y legal.
Los documentos con valor administrativos son aquéllos que se refieren a políticas y procedimientos relacionados con las actividades corrientes de una dependencia o de la administración en su conjunto. Por ejemplo: cartas, memoranda, circulares, solicitudes, etc.
Los documentos con valor fiscal son aquéllos que necesita y utiliza el ayuntamiento para indicar el origen de las sumas recibidas, cómo se distribuyeron, cómo se gastaron y cómo se controlaron. Por ejemplo: presupuestos de egresos municipales, comprobantes de gastos, nóminas de pago del personal y demás documentos originados por la Tesorería Municipal.
Los documentos con valor legal son todos aquéllos que señalan el quehacer del gobierno y la administración municipal, por ejemplo: leyes, decretos, reglamentos y demás, que por naturaleza propia tienen un carácter normativo en el municipio.
Sistemas de clasificación
La clasificación de los documentos consiste en agruparlos en base a sus semejanzas y diferencias. Los sistemas de clasificación representan un papel muy importante en el manejo de la documentación, ya que proporcionan el principio rector para su ordenamiento y representan la base sobre la que descansa la organización de los archivos. A través de ellos, los documentos podrán localizarse en el momento en que se requieran.
Los sistemas de clasificación se dividen en: directos e indirectos.
Directos: Son aquéllos que no requieren de empleo de catálogos, registros o índices. Por ejemplo: alfabético, por asuntos o materias, geográfico y cronológico. (Ver cuadro siguiente).
Indirectos: Son aquéllos que para su utilización requieren de un catálogo o registro; es decir, una relación de los documentos de acuerdo a su número o clave asignada. Ejemplos: numérico y decimal.
