¿Qué es la gestión de compras?
Estructurar el área de compras y lograr que ésta funcione de acuerdo con las políticas de la empresa, es el primer paso para optimizar sus procesos de adquisición de materias primas.
¿Qué comprar? ¿Cómo comprar? Y ¿A quién comprar? Son las preguntas básicas de la gestión en compras. Sin embargo, de encontrar la respuesta o la solución correcta a esas interrogantes depende el buen funcionamiento del negocio. De ahí que sea necesario contar con una planeación básica para estructurar las compras. Y, con mayor razón, en un negocio que involucra alimentos y bebidas, en el cual la calidad, los tiempos de abastecimiento y los cumplimientos no pueden fallar.
Las preguntas básicas de la gestión en compras deben resolverse, a fin de darle mayor estructura a este proceso.
“El objetivo de contar con un programa de gestión en compras es lograr que la empresa disponga de lo solicitado en el momento necesario, con el precio justo y cumpliendo con las especificaciones establecidas”, refiere la institución.
En la estructuración de la gestión en compras el administrador, debe tener en claro que, tanto la dirección de la empresa, como el área encargada directamente de las compras, deben asumir responsabilidades específicas en el proceso de la adquisición de los bienes o servicios. De este modo el administrado puede ordenar y controlar estas dos áreas asignando labores y responsabilidades de la siguiente manera:
1. Planificar las compras: establecer objetivos y marcar estrategias. Determinar los tipos y características que se necesitan en cuanto a cada producto.
2. Organizar el área de compras: determinar la estructura organizativa, personal y forma de funcionamiento.
3. Controlar las variables principales: Negociación de las condiciones de compra. Es decir los estándares de calidad que se le solicitan al proveedor. Estudiar precios, descuentos, niveles de servicio y costos indirectos.
4. Establecer planes de mejoramiento: este es un punto importante que permite optimizar constantemente el proceso y las exigencias de calidad en cuanto a productos. Determinar que existen compras pueden resultar más importantes que en otros.
En los establecimientos de restauración, en el cual las compras son críticas, pues de la buena negociación y de la calidad de las materias primas depende el éxito del negocio. Es importante contar con personal capacitado en el área de compras.
Fuente: Manual de Administrador de Restaurante del Ministerio de Turismo de Ecuador
