Administración por objetivos

La expresión «administración por objetivos que se abrevia A.P.O, se ha convertido en parte del lenguaje técnico de la administración en gran parte del mundo.

Los gerentes, los supervisores, así como otras personas que ocupan puestos de responsabilidad en diversos niveles en las organizaciones de diferentes giros y tamaños ya están familiarizadas con este concepto.

George Odiorne definió la «administración por objetivos» de la siguiente manera:

Escrita en los primeros tiempos de la A.P.O., esta definición ha conservado su vigencia y cubre de forma muy concisa las características esenciales de estesistema de administración.

Tiene una gran riqueza de significados que no se ponen de manifiesto hasta que se examina puntualmente palabra por palabra. Los términos claves son:

– Proceso. La A.P.O., como la administración en general, es una actividad continua y no una «campaña» o un «programa» el cual se instala de una sola vez, y que cuando se completa, produce sus propios resultados, por el contrario, es un grupo cíclico e ilimitado de actividades sistemáticas congruentes que abarcan todas las funciones ordinarias de la administración, en especial lo que se refiere ala planeación, la organización, la dirección y el control.

– Definición clara de metas. Este es el impulso que implica el nombre de la APO. Las metas o los objetivos definidos con claridad proporcionan el enfoque de los esfuerzos requeridos para la utilización más eficiente de los recursos. Metas y objetivos son sinónimos.

– Prioridades. Los objetivos no son suficientes para asegurar la eficiencia individual de una organización.

Es preciso de que se trate de alcanzar los objetivos más importantes, y un sistema para la fijación de estas metas fundamentales es un eslabón vital en elproceso global.

– Alta administración. Si la definición clara de las metas y las prioridades se inicia a la cabeza de la estructura, el sistema alcanzará su máximo potencial, puesto que todas las partes de la organización fijarán sus puntos de mira en el mismo objetivo general.

La alta administración desempeña también un papel continuo e importante al hacer hincapié en la necesidad de un mejoramiento en la organización.

El principal factor de motivación en un sistema A.P.O. para que dé buenos resultados es el respaldo dado por la administración superior y la demanda del grado de esfuerzo esperado.

– En forma conjunta. En el esfuerzo de la A.P.O., el proceso de establecimiento conjunto de objetivos por el supervisor y los empleados es la clave para obtener la cooperación plena y la aceptación de éstos.

Este mismo sistema es también el medio por el cual se logra que los conocimientos completos y el potencial creativo de los empleados se pongan de manifiesto en las necesidades de mejoramiento de la organización.

– Áreas de responsabilidad. Cada puesto o empleo debe existir para un fin bien definido en relación con las necesidades de la organización.

Este vínculo se establece mediante las áreas de resultados clave (ARC) de laorganización, los cuales determinan las responsabilidades de trabajo más importantes para cubrir los requerimientos generales y encauzan las búsquedas de metas claves.

– Resultados esperados. La fundamentación en las metas en la A.P.O. puede aparentar un descuido en las finalidades para las que se diseñó todo el esfuerzo: producir resultados que no se obtendrían de otro modo.

El denominado que las expectativas se espera obtener es un modo muy adecuado de comunicarse con los empleados y éstas en función de los resultados necesarios reemplaza a las exhortaciones vagas, peor aún, al silencio que comunica la aceptación del status que por la administración.

– Utilizar. El establecimiento de metas en todos los niveles de una organización es una parte importante del sistema A.P.O.; pero en demasiados casos se ha confundido con el propósito del sistema.

Un ejemplo de ello es cuando se monta una campaña, los individuos y los administradores de todos los niveles se esfuerzan concienzudamente en producir grandes cantidades de objetivos y los resultados se guardan en los archivos, para retirarlos sólo con el fin de demostrar orgullosamente que «tienen el sistema APO.» 

– Medidas. A menos que se usen los objetivos y con ello se mide el progreso y en especial se empleen para hacer los ajustes y correcciones que aceleren el progreso, la A.P.O. permanecerá estática y estéril, en lugar de convertirse en el sistema dinámico y productivo que debe ser en conformidad a su diseño.

– Contribuciones. La A.P.O. fomenta las aportaciones de todos los individuos a los objetivos generales de la organización, mide cada participación y proporciona las bases para las recompensas que se otorgarán.

Fuente: Apuntes de la materia de Administración I / Unideg