Programas de mejoramiento de la productividad
En tanto que muchas compañías creen que la productividad debe mejorarse, con frecuencia tienen problemas para empezar. Una compañía, Honeywell, Inc., empezó haciéndose las siguientes preguntas como parte de un programa de mejoramiento de la productividad a nivel empresa:
¿Cuál es la productividad de nuestros competidores?
¿Cómo alcanzan productividad nuestros competidores?
¿Existe una medición universal de productividad?
¿Qué tan intensiva debe ser la mano de obra?
¿Se puede cuantificar la productividad del trabajo creativo?
¿Quién está a cargo del mejoramiento de la productividad?
¿Dónde puede obtener ayuda un gerente cuando tiene un problema de mejoramiento de la calidad?’.
¿Cuál es la tasa mínima de productividad aceptable para una división? ¿Departamento? ¿Empleado?
¿Cómo se debe entrelazar el mejoramiento de la calidad en la planeación anual?
[Honeywell]
Cada compañía debe tener su propio conjunto particular de preguntas, dependiendo de sus circunstancias y situaciones. Las respuestas a las preguntas en casos particulares conducirán a una amplia variedad de programas diferentes de productividad. Pero existen algunas cosas que todos estos programas tienen en común: medición de la productividad, compromiso organizacional y retroalimentación de los resultados alcanzados. Ningún programa de mejoramiento de la calidad puede tener éxito sin estas importantes características.
Algunos de los pasos que se deben seguir para lograr las mediciones, el compromiso y la retroalimentación en un programa de mejoramiento de la productividad son los siguientes:
1. Desarrollar mediciones de la productividad en todos los niveles de la organización. Estas mediciones deben ser desarrolladas por los gerentes responsables de línea con asistencia de asesores conforme se necesite. Algunas unidades organizacionales pueden tener más de una medición o una medición total agregada.
2. Establecer objetivos para el mejoramiento de la productividad en términos de las mediciones establecidas. Estos objetivos de productividad deben ser realistas y depender del tiempo. Por» ejemplo, una firma que coloca alfombras puede establecer un objetivo de productividad para mejorar las yardas de alfombra instaladas por hora-mano de obra en un 10% para el siguiente año.
3. Desarrollar planes para alcanzar las metas. En este punto el gerente de línea debe decidir exactamente cómo se deben alcanzar los objetivos. En la firma instaladora de alfombras, por ejemplo, el gerente podría decidir comprar algún nuevo camión equipado con radio de comunicación e invertir más dinero en la capacitación para alcanzar los objetivos de mejoramiento de la productividad.
4. Poner en marcha el plan. Esto normalmente será llevado a cabo a través de la organización de línea. La puesta en marcha es, por supuesto, mucho más fácil si los gerentes de línea y la fuerza de trabajo han formulado ellos mismos el plan desde el inicio.
5. Medir resultados. Este paso requiere la obtención de datos y la evaluación periódica del progreso del alcance de los objetivos en el paso 2. Si los resultados son acordes, no se requiere acción adicional. Si la mejora de la productividad ha disminuido, se requerirá una acción correctiva o se deberán revisar los objetivos a la luz de las condiciones cambiantes.
El enfoque explicado anteriormente es únicamente el método estándar de planeación y control administrativo que se cubren en la mayoría de los cursos introductorios de administración. El enfoque se aplica no sólo a la productividad sino también a la calidad, al dinero y a otros factores controlables. Además, el proceso de planeación y control no puede ser eliminado por motivos de conveniencia o pasado por alto. Cada paso del proceso es esencial, aun cuando el concepto en sí es bastante simple.
Un programa de mejoramiento de productividad que subraya la medición, la retroalimentación y el control requiere del soporte y participación de la alta gerencia. El programa de mejoramiento debe tener una alta prioridad en la compañía y se debe utilizar desde los peldaños inferiores. Dado que el mejoramiento de la productividad cruza por todas las unidades organizacionales, debe empezar con la alta gerencia y enfocarse en los objetivos del negocio y la estrategia del mismo en el nivel más alto.
Por ejemplo, el programa de Honeywell empezó con el presidente del consejo. La alta gerencia fijó los objetivos de productividad para la compañía, estableció el soporte de asesoría para planear y monitorear el programa e insistió en que los gerentes de línea en cada nivel midieran y mejoraran su productividad.
Para mejorar la productividad puede ser necesario establecer un programa formal, tal vez darle un pequeño atractivo tal como el plan bonanza del empleado de la Beech Aircraft. Una persona o comité podría seleccionarse para establecer el plan y monitorear los resultados. Los incentivos y los premios se pueden dar para atraer a todos los empleados para que participen. Los mejores programas de productividad han encontrado formas para reforzar la productividad y para venderle el plan a todos los gerentes y empleados.
Fuente: Apuntes de Mejoramiento de la Productividad de la UNIDEG
