Auditoria operacional
OBJETIVO. Promover eficiencia en la operación. Es su objetivo también el evaluar la calidad de la operación.
Al inicio de la década de los setentas hizo su aparición en el medio profesional, de gobierno y en el sector privado en México, una nueva especialidad del contador público;
especialidad que, como novedad, fue bien recibida y elogiada gracias a las bondades que proyectaba su ejercicio y resultados en la práctica…
y así sucedió, esta disciplina que en su origen fue motivo de duda, confusión e incertidumbre por no estar perfectamente definida y delineada vino a dar un gran cambio en la actividad del contador público y en las entidades en las que ofrece sus servicios.
Cambio altamente positivo en virtud de que las expectativas se convirtieron en realidades en beneficio de quienes la practican y de los que se nutren con el resultado de la aplicación de esta disciplina; esta es: la auditoría operacional.
En los albores de este nuevo tipo de auditoría, como es lógico, era muy escasa la literatura u orientación institucional para ejercerla sobre bases firmes y consistentes; y lo poco que había escrito se contradecía entre un autor y otro creando más dudas y confusión que respuesta a las necesidades de orientación y guía de quienes intentaban practicarla.
Pero como todo proceso en evolución, se fueron afinando los criterios y ahora existe más o menos cierta congruencia y unidad en cuanto a lo que es la auditoría operacional y lo que se puede esperar de ella;
sin embargo, hay que tener presente que hoy en día todavía existen discrepancias sobre este tema entre algunos estudiosos, practicantes o filósofos de esta especialidad más del contador público (profesional éste que se adjudicó la paternidad de su ejercicio, aun cuando no es excluyente la participación de otras disciplinas).
Y así, fue apareciendo bibliografía que aborda este tema de manera muy profesional y convincente, vista, claro está, desde los ojos del autor o investigador en turno en función a su experiencia, extracción profesional, y muy particular y personal criterio sobre lo que considera es la auditoría operacional, su filosofía, su ejercicio y metodología de aplicación.
Destacan de manera relevante los siguientes autores: Bradford Cadmus,15 Roy A. Lindberg y Theodore Cohn16 y los pronunciamientos emitidos por el Instituto Mexicano de Auditores Internos y por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos a través de su comisión en turno de auditoría operacional.
También ha habido aportaciones muy valiosas por parte de algunos escritores y participantes con artículos para revistas técnicas especializadas en contaduría pública.
El que esto escribe también aportó sus consideraciones sobre lo que entiende y ha practicado en materia de auditoría operacional; y hoy, al igual que desde el año de 1979 en que presentó su primer trabajo conformado en libro1 7, su tesis sigue siendo la misma, tesis que se ha reforzado con el transcurso del tiempo y con la afinación de criterios de otros estudiosos de la materia:
La práctica de la auditoría operacional consiste en dar efecto a uno de los objetivos del control interno: la promoción de eficiencia de operación,
15. Cadmus Bradford, Operationa! Auditing Handbook, The Institute of Intemal Auditors, E.U.A., la. ed., 1964.
16. Lindberg Roy A. y Cohn Theodore, Auditoría de Operaciones, Editora Técnica, S.A., México, la. ed. en español, 1975.
17. Santillana González, Juan Ramón, Auditoría Interna Integral, Ediciones Contables y Administrativas, S.A., México, la. ed., 1979.
complementándose con la evaluación a la calidad de la operación, y está apoyada en cuatro consideraciones básicos que ilustrarán de manera más clara lo que se debe entender por esta nueva especialidad del contador público, y nueva variante en la práctica de la auditoría en general:
Primera. La auditoría operacional es una actividad que conlleva como propósito fundamental el prestar un mejor servido a la administración proporcionándole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones de una entidad.
Segunda. Aun cuando la costumbre ha asignado el nombre de auditoría operacional, en el ejercicio o en su práctica el auditor operacional no únicamente debe revisar la operación en sí, habrá de extenderse a la función de esa operación.
Poniendo un ejemplo, si se revisa la operación de facturación, ésta se inicia, de hecho, en el departamento de embarques (así ya se entró a la operación de embarcar) y concluye al enviarse la factura para su cobro (en este momento el auditor debe cerciorarse que efectivamente es recibida, y automáticamente ya alcanzó la operación de crédito y cobranzas).
Concluyendo: la auditoría operacional debe ser a una función operacional dada; en el ejemplo se denominará: auditoría operacional a la función de facturación.
Tercera. La auditoría operacional es un gran reto a la capacidad y calidad profesional del contador público como auditor operacional.
Para una buena ejecución de esta técnica requiere introducirse en otras disciplinas como son, a manera de ejemplo: análisis de sistemas, ingeniería industrial (para revisar costos y producción), mercadotecnia (para revisar ventas), relaciones industriales (para revisar la administración de los recursos humanos), etcétera.
Cuarta. Concomitante con la conclusión anterior, puede surgir la duda de cómo un individuo, como el auditor operacional, que no tiene ningún entrenamiento específico sobre cierta área, puede ser útil.
La respuesta a esta duda descansa en los aspectos de control, lo cual es común a cualquier actividad operacional.
La prueba determinante de que cualquier actividad operacional es aquella que debe tener un propósito definido, es que éste se encuentre determinado por el grado de esfuerzo que se le debe aplicar para que sea alcanzado.
En otras palabras, y hablando en términos de control, se requiere una definición clara de objetivos; así como contar con elementos para comparar lo que se está realizando contra esos objetivos con el propósito de determinar desviaciones y analizar y evaluar éstas para así poder tomar medidas correctivas acorde con las circunstancias.
El auditor operacional proporciona la experiencia y el cómo cubrir estas necesidades de trabajo combinando su acción con las de aquellas personas que conocen la naturaleza exacta de las actividades de la operación relativa.
Para proporcionar esta ayuda y alcanzar un máximo de provecho, se deberán encontrar fórmulas para administrar esas operaciones de tal manera que produzcan los mejores resultados o, lo que es lo mismo, alcanzar en forma óptima los objetivos establecidos.
En tal modo, los conocimientos En aspectos de control vienen a ser para el auditor operacional la puerta de acceso a las diferente: áreas operacionales, y serán la base de su contribución hacia cada directivo responsable de esas áreas.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
