Emprender la ejecución de un plan
En primer lugar debes conformar un equipo de planeación puede contar con asesoría de un consultor externo, este equipo puede estar conformado por o personas dependiendo el tamaño y características a los de la institución, para esta conformación debe haber la suficiente unidad y capacidad de iniciativa como para que exista sinergia.
Características para un equipo de planeación efectivo
- Todos los integrantes deben tener claros los objetivos y metas y ser aceptada por todos, deben contar con un calendario de reuniones y tareas efectivas acordado entre los integrantes para la conclusión de las mismas en cierto periodo de tiempo, en un clima relajado pero dinámico.
- Todos los miembros del equipo exponen sus ideas ante el grupo y estos son escuchados por los mismos, así mismo las ideas expuestas deben ser objeto de reflexión y profundización en busca del consenso antes de tomar una decisión.
- Las decisiones que se tomen deberán ser claras, aceptadas por todos y consignadas por escrito junto a su fecha y otros datos relevantes para su control. Las controversias o desacuerdos no deben detener el trabajo del grupo, lo cual podrían convenir consignarlas por escrito y retomarlas más adelante.
- En el grupo debe existir permanente contacto y debe recibir constante retroalimentación tanto de los niveles jerárquicos como de los miembros de la organización.
- El coordinador o líder del equipo de planeación debe cumplir con su responsabilidad, pero no le corresponde tomar las decisiones, establecer controles o imponer criterios, le corresponde estimular, ordenar las discusiones y poner los medios para que el trabajo se realice.
Estrategias metodológicas para el trabajo en equipo
Cuando un equipo de trabajo puede resultar ineficaz si no se adoptan estrategias metodológicas para garantizar la participación y eficiencia del grupo.
Para que la participación sea igualitaria entre todos los miembros del grupo deben tomar las siguientes estrategias:
- Exponer una pregunta o un tema y pedir a cada uno de los participantes escribir una propuesta o respuesta relativa al tema, de este modo se compromete un aporte especifico de opiniones o ideas que, en su segundo momento puede ser expuestas en común dentro del grupo, expuestas y analizadas una por una hasta llegar a una conclusión o propuesta acordada por el grupo.
- Cuando un grupo está constituido de más de ocho integrantes, es recomendable dividirlo en sub-grupos de entre dos, tres o cuatro personas, para que puedan estudiar las propuestas o ideas individuales y lleguen a una propuesta grupal, la que al final se confronta con las propuestas de otros sub-grupos para terminar acordando una en conjunto.
La planeación estratégica como un proceso participativo exige que el equipo central reflexione abierta y explícitamente en torno al tema y establezca sus límites y características puesto que evidentemente es un tema rodeado de mitos, temores y expectativas.
