Entre la información más relevante que contiene el estudio de viabilidad se encuentra el análisis de -coste-beneficio- una evaluación de la justificación económica para un proyecto de sistema basado en computadora. El análisis de coste-beneficio señala los costes del desarrollo del proyecto y los contrasta con los beneficios tangibles e intangibles del sistema.
El análisis de coste-beneficio es complicado porque los criterios varían según las características del sistema a desarrollar, el tamaño relativo del proyecto y la recuperación esperada de la inversión como parte del plan estratégico de la compañía. Además, muchos beneficios obtenidos de los sistemas basados en computadora son intangibles (p. ej.: mejor calidad del diseño mediante una optimización iterativa, una mayor satisfacción del cliente debida a un control programable y unas mejores decisiones comerciales a partir de datos de ventas con formato previamente analizados, etc.).
En la tabla se muestra los posibles beneficios que pueden tener los sistemas de información de gestión; como se puede notar los beneficios se centran en el acceso de información y su impacto en el entorno del usuario. Los beneficios que se pueden asociar a programas de análisis científicos y de ingeniería o a un producto basado en microprocesadores pueden diferir substancialmente.
POSIBLES BENEFICIOS DEL SISTEMA DE INFORMACIONBeneficios de las contribuciones a las tareas de cálculo e impresión- Reducción del coste en cálculos e impresión (RC)
- Mejora en la exactitud de las tareas de cálculo (RE)
- Posibilidad de cambiar rápidamente las variables y los valores en los programas de cálculo (AF).
- Gran incremento en la velocidad de los cálculos y las impresiones (AV).
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Beneficios de las contribuciones a las tareas de mantenimiento de registros- Posibilidad de recoger y guardar «automáticamente» datos de los registros (RC, AV, RE).
- Mantenimiento de registros más completo y más sistemático (RC, AV).
- Aumento de la capacidad para el mantenimiento de registros en términos de espacio y coste (RC).
- Estandarización del mantenimiento de registro (RC, AV).
- Aumento de la cantidad de datos que se pueden guardar por registro (RC,AV).
- Mejora en la seguridad en el almacenamiento de registros (RE, RC, MG).
- Mejora en la portabilidad de los registros (AF, RC, AV).
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Beneficios de las contribuciones a las tareas de búsqueda de registros- Obtención de los registros más rápida (AV).
- Mejores posibilidades de acceso a registros de grandes bases de datos (AF).
- Mejores posibilidades de cambio de registros en bases de datos (AF, RC).
- Posibilidades de poder enlazar lugares que precisan poder efectuar búsquedas a través de telecomunicaciones (AF, AV).
- Mejores posibilidades de mantener un registro sobre los accesos a los registros y por quién (RE, MG).
- Posibilidad de auditar y analizar la actividad de búsqueda de registros (MG, RE).
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Beneficios de las contribuciones a la posibilidad de reestructuración del sistema- Posibilidad de cambiar simultáneamente clases enteras de registros (AV, AF, RC).
- Posibilidad de mover de lugar grandes archivos de datos (AV, AI).
- Posibilidad de crear nuevos archivos, mezclando partes de otros archivos (AV, AF).
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Beneficios de las contribuciones a la posibilidad de reestructuración del sistema- Posibilidad de cambiar simultáneamente clases enteras de registros (AV, AF, RC).
- Posibilidad de mover de lugar grandes archivos de datos (AV, AI).
- Posibilidad de crear nuevos archivos, mezclando partes de otros archivos (AV, AF).
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Beneficios de las contribuciones a las posibilidades de análisis y de simulación- Posibilidad de llevar a cabo rápidamente complejos cálculos simultáneos (AV, AF, RE).
- Posibilidad de crear simulaciones de fenómenos complejos con el fin de responder a preguntas del tipo «qué pasa si …?»(MG, AF).
- Posibilidad de agregar cantidades de datos de distintas formas que sean útiles para la planificación y la toma de decisiones (MG, AF).
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Beneficios de las contribuciones al control de procesos y de recursos- Reducción de la necesidad de trabajo forzado en el control de procesos y de recursos (RC).
- Mejores posibilidades de «afinar» procesos tales como la línea de ensamblaje (RC, MG, AV, RE).
- Mejores posibilidades de mantener una contínua monitorización de los procesos y los recursos disponibles (MG, RE, AF).
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Abreviaturas: RC= reducción o eliminación de costes; RE= reducción de errores; AF= aumento en fiabilidad; AV= aumento en la velocidad de la actividad; MG= mejoras en el control o en la planificación de la gestión.
En la tablase exponen los costes asociados con el desarrollo de un sistema basado en computadora. El analista estima cada coste y luego utiliza los costes de desarrollo y los que surjan sobre la marcha para determinar la recuperación de la inversión, el punto de igualdad y el período de amortización.
POSIBLES COSTES DEL SISTEMA DE INFORMACIONCostes de avituallamiento- Coste de consultoría
- Coste de la compra o alquiler del equipo actual.
- Coste de la instalación del equipo.
- Coste del acondicionamiento del lugar destinado al equipo (aire acondicionado, seguridad, etc.).
- Coste del Capital.
- Coste de los gestores y el personal encargados del avituallamiento
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Costes de puesta a punto- Coste del software del sistema operativo.
- Coste de la instalación del equipo de comunicaciones (líneas telefónicas, líneas de datos, etc.).
- Coste del personal dedicado a la puesta a punto.
- Coste de las actividades de búsqueda y contratación de personal.
- Coste de los trastornos al resto de la organización.
- Coste de la gestión requerida para dirigir la actividad de puesta a punto.
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Costes contínuos- Coste del mantenimiento del sistema (hardware, software y utilidades).
- Coste de los alquileres (electricidad, teléfono, etc.).
- Coste de la depreciación del hardware.
- Coste de la plantilla involucrada en las actividades de gestión, operación y planificación del sistema de información.
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Fuente: Apunte Análisis y diseño de sistemas del ITLP.edu.mx
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