Modelo conceptual de la investigación administrativa
En esta sección trataremos la metodología administrativa y dejaremos la aplicación de las técnicas de investigación administrativa para estudiarse posteriormente.
Diagnóstico administrativo
Es importante establecer que el ámbito de la metodología administrativa es más amplio y general que el de los problemas de organización, como: problemas de relaciones entre política y administración; de la función e influencia de la administración pública en la sociedad, etc, para cuya interpretación y explicación la ciencia de la administración pública se auxilia de los métodos sociológicos, además de los propios de la administración pública como el método de casos ylos métodos comparativos. Aunque prácticamente, la metodología y técnicas de investigación administrativa aplicadas en organización y métodos están encaminadas a formular el diagnóstico administrativo.
Para formular el diagnóstico administrativo se siguen los pasos señalados en la metodología administrativa y son los siguientes:
1. Planteamiento del problema. El primer paso para analizar y diagnosticar un organismo o sistema administrativo es definir el problema, sus dimensiones y su marco de referencia teórico-conceptual, por ejemplo, que proporciona la modernización administrativa y la teoría de la organización se derivan cierto tipo de estudios que pueden enmarcar en forma más concreta las actividades del analista de organización y métodos en el momento de realizar el diagnóstico administrativo.
El planteamiento del problema comienza siempre con una interrogante sobre la realidad; después se detalla la ubicación en el espacio y tiempo, la naturaleza, la extensión del problema y por último se estructura una pregunta clave y varias preguntas secundarias o complementarias.
Ejemplo:
Se pretende analizar el funcionamiento de las unidades de organización y los métodos usados en la Administración Pública Federal en el periodo de 1983-1985.
– Pregunta clave
¿Ha repercutido realmente en el mejoramiento de la estructura y procedimientos de los organismos públicos el funcionamiento de las unidades de organización y métodos?
– Preguntas complementarias
¿Se han aplicado las propuestas de la UOM para modificar las funciones y procedimientos en los organismos públicos?
¿Se ha modificado el funcionamiento general de los organismos públicos sin tomar en cuenta los diagnósticos administrativas presentados por las UOM? ¿Desafiaron las UOM las funciones y procedimientos de acuerdo con la realidad o fueron elaboradas sobre el escritorio?
¿Han diseñado las UOM programas de implantación demanuales administrativos? ¿Han aplicado las UOM las técnicas de organización en el desempeño de su función o han procedido empíricamente?
2.- Procedimiento para determinar las causas del problema. Constituye propiamente la fase de análisis administrativo. En ella se buscan las causas que originan el problema de organización. Es necesario hacer una clara diferenciación entre las causas superficiales y las causas radicales y también conocer los antecedentes del problema, cuando se haya presentado antes, o si han ocurrido problemas similares y cuáles solu ciones se han puesto en práctica para resolverlo. Para detectar las causas que originan el problema en la organización se pueden seguir los procedimientos de estudio y análisis siguientes:
a) Un análisis planeado del funcionamiento de un organismo o sistema administrativo, que comprenda el examen completo de sus: objetivos, políticas, organización, sistemas de trabajos, métodos y procedimientos, recursos humanos, materiales, financieros, etcétera.
El examen de la estructura orgánica actual se realiza mediante la elaboración de un organograma que delinea la función de cada unidad orgánica y su inserción en la jerarquía. Para el personal del organismo público se debe establecer la situación exacta de cada servidor público, con la indicación de las operaciones asignadas a su puesto, el promedio de operaciones por unidad de tiempo de trabajo, el porcentaje de tiempo por cada operación y su relación con el problema de organización.
Es importante también examinar las condiciones de trabajo: medio, relaciones humanas, comunicaciones, grupos informales, etcétera. Asimismo se revisan las políticas y normas administrativas relacionadas con el problema y precisan las relaciones y contactos con otras unidades de trabajo. Este tipo de estudios se aplica también en la creación de nuevas unidades administrativas.
b) El estudio de las funciones específicas de la administración y comunes a varias dependencias o unidades. Tal es el caso del análisis de la función de personal, de compras y suministros, de contabilidad, etcétera.
c) El examen de un área de trabajo en especial, con el fin de considerar posibles mejoramientos en sus métodos y procedimientos.
Se estudian y analizan los trámites de operación, instructivos contables, instructivos de puestos, manuales de control interno, circulaciones, reglamentos, decretos, etcétera. Se analiza el flujo de operaciones o de la documentación mediante la elaboración de diagramas de flujo, de bloque, etc.; también las formas de oficina utilizadas.
Analizar en la misma forma los sistemas de comunicación, volúmenes de trabajo, información y consulta. Para el volumen de trabajo se analizan las estadísticas sobre volúmenes de trabajo y costos de operación, y los documentos archivados mediante su clasificación, frecuencia de utilización y cantidad.
d) El análisis administrativo se aplica también con el fin de utilizar en forma racional el equipo y las máquinas de oficina, para estudios de distribución del espacio o de los medios y sistemas de comunicación para el empleo de nuevas técnicas y para mejorar el diseño o control de formas.
En este tipo de análisis administrativo se estudia entonces la distribución geográfica de los locales y edificios; los desplaza mientos del personal; el equipo de oficina en uso y la inversión efectuada; el tiempo utilizado, los tipos y la frecuencia de las descomposturas; los tiempos disponibles, la eficiencia, etcétera.
e) Otro tipo de estudios que permitan detectar deficiencias o anomalías en la estructura o el funcionamiento de las unidades administrativas para corregirlas.
El resultado de estos estudios que comprenden desde la simplificación de trámites administrativos hasta el estudio de toda la estructura de organización de las dependencias públicas, se integra en los manuales a dministrativos. Para obtener esta información se requiere utilizar las técnicasde investigación apropiadas como son las documentales la entrevista, el cuestionario y la observación directa. También se requiere el análisis de las técnicas de investigación administrativa como los organogramas, los diagramas de flujo, etc., cuya aplicación se trata más adelante. Esto es, se debe seguir un verdadero proceso de investigación
3.-Fuentes para obtener información sobre los problemas sus posibles causas. Las fuentes internas de captación del problema son: los Centros de Investigación del Desarrollo Actual de Problemas (CIDAP), las propiasUnidades de organización metodológica (UOM), y las unidades de programación; el supervisor, el jefe de departamento o el encargado de un área de trabajo específico puede detectar los problemas como: retrasos en el trabajo, incremento desorbitado de personal, aumento de gastos, etc., y asimismo la autoridad superior de la que dependan las áreas afe ctadas y otras unidades como auditoria contable y contraloría.
Las fuentes externas de captación de los problemas pueden ser: los comités técnicos consultivos de organización y métodos y otras dependencias del sector público; las opiniones del público y de los sindica tos.
4.-Propuestas de solución. Una vez diagnosticado el problema del organismo o sistema administrativo y determinado sus causas o las circunstanciasque lo provocaron, se está en posibilidad de proponer o sugerir opciones de solución dentro de las limitaciones en la organización.
Las dos fuentes más comunes en las opciones de solución son la experiencia del pasado y las medidas administrativas que siguen otras dependencias e incluso administraciones públicas de otros países.
El problema existente en el primer caso es que las soluciones del pasado no siempre se adaptan a las circunstancias actuales y en el segundo caso, que las soluciones en otro organismo no siempre se adaptan a los problemas propios del organismo o sistema administrativo que se pretende mejorar. Se deben analizar las opciones al encontrar sus ventajas y desventajas, y decidir sobre la más viable de poner en práctica.
También es necesario hacer una estimación de costos y presupuesto de los recursos humanos, financieros y materiales, requeridos para solucionar el problema.
Existe una gran cantidad de técnicas que permiten seleccionar mejor las opciones que se derivan de la teoría de las decisiones como el análisis de sistemas, árbol de decisiones, etcétera. El tipo de propuestas y recomendaciones que puede hacer la UOM se tratará en el informe de organización y métodos. Revisemos las técnicas de recopilación y análisis de información que apoyan la formulación del diagnóstico administrativo.
