Desperdiciadores de tiempo externos y sus soluciones

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Desperdiciadores de tiempo externos

  1. Excesivo flujo de papeles.
  2. Teléfono.
  3. Chat.
  4. Facebook.
  5. YouTube
  6. Mirar la televisión
  7. Visitantes.
  8. Reuniones.
  9. Fallas de comunicación.
  10. Políticas y procedimientos.
  11. Información. (Falta / exceso)

Posibles soluciones

Agenda

  • Citas.
  • Proyectos.
  • Actividades por realizar.
  • Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Uso del teléfono

  • Antes de llamar, planifica la conversación.
  • Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas.
  • Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.
  • Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.
  • Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia.

Uso del Chat

  • Destinar una cantidad de tiempo al día para el chat.
  • Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo.
  • Utilizar estatus como «No disponible» o «Ausente» la mayor parte del tiempo.

Uso del Facebook y YouTube

  • Destinar una cantidad de tiempo al día para revisarlos.
  • Dejarlo para horas que no sean de estudio ni de trabajo (nos desconcentra y hace perder tiempo).

Mirar la televisión

  • Limita la cantidad de tiempo para ver televisión.
  • Evita ver el televisor mientras estás comiendo.
  • No ver la televisión mientras se estudia para un examen.
  • Aísla la televisión de tu lugar de trabajo; existen lugares específicos para usar la televisión, por ejemplo, una sala de juntas o una sala audiovisual. Si la televisión tiene que estar en tu lugar de trabajo (por ejemplo: (en un restaurante) dirigirla entonces hacia los clientes y no hacia a ti.
  • Si no quieres perderte algún programa de televisión y dispones de una videograbadora programable, graba el programa y velo en el tiempo que hayas dispuesto para tal propósito.
  • Es recomendable ver la televisión en los tiempos de descanso, por ejemplo: fines de semana, días festivos o días inhábiles.

Correspondencia

  • Escribe menos, usa más el teléfono.
  • Destinar una cantidad de tiempo al día para leer y redactar correos electrónicos.
  • Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta.
  • Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y deja todo registrado en la misma hoja.
  • Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
  • Piensa antes de escribir, plánea lo que quieres expresar.
  • Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
  • Al escribir usa palabras sencillas.
  • No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados

  • Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
  • No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
  • Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
  • No contribuyas a conversaciones innecesarias.
  • Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
  • Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan «¿Tienes un minuto?»

Reuniones

  • Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.
  • Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?
  • Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.
  • Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.
  • Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.