Contabilidad por áreas de responsabilidad
Analizaremos a continuación un sistema de información específico para realizar el control administrativo. Este sistema se denomina contabilidad por áreas de responsabilidad. Es necesario establecer la diferencia entre este sistema de información y la contabilidad tradicional.
Se puede decir que en su forma clásica la contabilidad está orientada a generar información sobre los resultados obtenidos por funciones en la empresa. Por ejemplo, en el estado de resultados se informa del costo de producción, de gastos de administración y de gastos de ventas, lo cual sirve de marco de referencia para comparar en relación con los gastos presupuestados para cada una de las funciones de venta y administración.
in embargo, dicho análisis es pobre porque no se llega al verdadero problema, ya que se tiende a encubrir a las personas que provocan las fallas, llevando a la irresponsabilidad ante los errores cometidos. Esta situación originó la necesidad de elaborar un sistema de información orientado no a evaluar funciones, sino a informar sobre la actuación de las diferentes áreas o unidades de la organización, al frente de las cuales está un responsable sobre los gastos e ingresos que ahí se incurran, de manera que los superiores estén informados sobre los resultados de la gestión y puedan aplicar las medidas que consideren convenientes. Por otro lado, la administración debe tener un marco de apoyo para aplicar la administración por excepción, a fin de lograr mayor eficiencia y efectividad de los recursos que se manejan.
Las áreas o centros de responsabilidad que se pueden generar en una organización son de muy diverso tipo y número. Por ejemplo, a niveles altos, una división o dirección de alguna función pueden ser un área de responsabilidad; a niveles bajos, un taller de mantenimiento o un grupo tecnológico de producción que se dedica a fabricar determinadas piezas para un producto, también puede ser un área o centro de responsabilidad. El número de áreas de
responsabilidad depende de la estructura de la compañía: habrá tantas áreas de responsabilidad como sea necesario paró mantener un buen sistema de control administrativo. Cuanto más elevada se encuentre un área dentro del organigrama de la empresa, mayor será su radio de acción y, por tanto, su responsabilidad.
La esencia de cualquier área de responsabilidad radica en la relación: resultados respecto a insumos. Toda área o centro recibe insumos; por ejemplo, materiales y mano de obra. Dichos insumos son procesados con la ayuda de ciertos activos, dan-do por resultado bienes o servicios tangibles o intangibles.
Estos últimos pueden ser insumos para otras áreas y así sucesivamente, hasta llegar al último consumidor; sin embargo, el punto medular para detectar la productividad de las áreas es la relación insumos-resultados; debe tratarse de traducirlos en términos monetarios para tener un común denominador que permita comparar dicha relación.
Para traducirlos a términos monetarios se multiplica la cantidad física por el costo estándar unitario o precio unitario. Los insumos expresados en la forma anterior reciben el nombre de costos, los resultados, el de ingreso. Dichos resultados serán comparados con lo realmente obtenido.
En la definición de control administrativo que se ha empleado aquí se ha hecho hincapié en que el objetivo del control es verificar si los insumos se están utilizando con eficiencia y efectividad. Para saber si un centro de área de responsabilidad utiliza correctamente los recursos, se aplica el análisis de eficiencia que es la relación de insumos con respecto en sus resultados.
Fuente: Apuntes de Contabilidad Administrativa de la Unideg
