Naturaleza el papel de la información administrativa
Todas las organizaciones se ven comprometidas a realizar un constante cuestionamiento para aprovechar mejor sus insumos tanto a corto como a largo plazo. Este cuestionamiento obliga a los ejecutivos a tomar decisiones respecto a diferentes circunstancias que van surgiendo, buscando siempre la mejor solución a fin de elevar al máximo el valor de la empresa.
Tales decisiones, sin embargo, no serían las mejores si no estuvieran basadas en la información que genera la contabilidad y específica mente la contabilidad administrativa.
Lo anterior hace necesario identificar el lugar de la contabilidad en la toma de decisiones. Lamentablemente, muchos ejecutivos la utilizan aún en forma tradicional; es decir, sólo como herramienta para evaluar el progreso de la compañía y ejercer el control de los costos, olvidándose de la importancia que tiene como fuente de información para facilitar la toma de decisiones.
Sin embargo, son los contadores mismos quienes han encarado la tarea de demostrar cuál es la verdadera función de su profesión en la toma de decisiones, a través de diferentes investigaciones que se han realizado; por ejemplo, las de Moontiz, las del Grupo de la Universidad de Illinois, Littleton, la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores, etc.
En dichos estudios se afirma que la contabilidad participa en el proceso de toma de decisiones por medio de la preparación de información cuantitativa; es decir, provee información y a la vez diseña la interpretación de dichos datos para que se haga uso de ellos en el momento de tomar la decisión.
Los informes necesarios para la administración difieren sustancialmente de los generados para los interesados externos. Estos últimos continúan haciendo hincapié en los datos históricos, aunque en los años recientes se están justando, por causa del efecto inflacionario, a través del método índice general de precios o el de valores específicos, con el fin de devolver a la información financiera sus atributos de utilidad y confiabilidad. Sin embargo, se hace hincapié en lo que ya pasó. En cambio, los informes para la administración apuntan principalmente hacia los dat os futuros.
La administración enfrenta generalmente dos diferentes tipos de decisiones: a corto plazo, referentes a la operación normal de la empresa, y a largo plazo respecto a inversiones de capital. Las decisiones a corto plazo se pueden llevar a cabo y luego efectuar en ellas acciones retroactivas si no se está obteniendo lo esperado; en cambio, en las decisiones a largo plazo no se acepta marcha atrás; son rígidas, pues normalmente comprometen muchos recursos.
Las decisiones a corto plazo pueden afectar a las diferentes áreas que integran una organización: ventas, finanzas, producción, recurso s humanos, etc. Por ejemplo: cambiar o reducir el precio de alguna de las líneas elaboradas, modificar las condiciones de crédito a los descuentos, eliminar alguna línea, sustituir alguna materia prima, cerrar temporalmente una sección originando despido o desplazamiento de recursos humanos, etc. Como se ve, existe una amplia gama de decisiones en las cuales se puede ver comprometida la empresa a corto plazo y que por su naturaleza admiten ser modificadas.
Para esta clase de decisiones el administrador necesita información adecuada, entenderla y hacer un uso correcto de ella; así como desarrollar las diferentes opciones que pueden solucionar los problemas que se presenten.
La información generada por la contabilidad es de suma importancia, pero no es la única que debe tomarse en cuenta. Muchos factores, tanto cuantitativos como cualitativos, deben ser considerados antes de tomar una decisión final. Por ejemplo: si una empresa ha experimentado exceso de demanda y esta situación la ha obligado a hacer trabajar horas extra, tal vez será conveniente implantar un segundo turno. Pero para tomar esta decisión no sólo hay que determinar los ingresos de las ventas incrementales y los costos incrementales, sino que también hay que considerar que los problemas van a aumentar al duplicarse el número de operarios; además, los obreros que estaban ganando dinero adicional por las horas extra podrían sufrir una baja de moral que se podría traducir en ineficiencia, entre otras cosas.
Fuente: Apuntes de Contabilidad Administrativa de la Unideg
