Factores de éxito de una reunión

Los factores de éxito se corresponden con las cuatro funciones clave del director de una reunión.

Conseguir interés

Este factor es especialmente importante al comienzo de la reunión. Algunas de las cosas que pueden hacerse para conseguirlo son:

• Tener muy bien pensado el comienzo de la reunión.
• Comenzar por algo atractivo para los participantes: exponer un beneficio de la reunión, algún éxito del equipo, alguna novedad…
• Manejar la comunicación no verbal: expresiones, gestos, tono de voz, energía… son aspectos que contagian entusiasmo y despiertan interés.
• Dar datos sobre objetivos, duración, métodos de trabajo de la reunión.

Hacer participar

Hacer participar es un arte que garantiza en gran medida el éxito de cualquier reunión. Una decisión es tanto más probable de poner en práctica cuanto más haya participado el equipo de ella. Algunas sugerencias:

• Preguntar de forma abierta y honesta, escuchar activamente.
• Pedir colaboración para resolver problemas y tomar decisiones.
• Observar el estado de ánimo de los participantes; a veces no nos damos cuenta de que “hemos hablado demasiado”.
• Romper el proceso normal, ser capaz de plantear nuevos enfoques o métodos de toma de decisiones.
• Utilizar técnicas de dinamización de grupos; por ejemplo, la tormenta de ideas.

Mantener el control

La función de control es fundamental para mantener al grupo en el tema y ser eficaces en el uso del tiempo. Deberías:

• Cortar las intervenciones no funcionales, inadecuadas.
• Remitir a entrevista personal todos aquellos temas que no afecten a la mayoría de los participantes.
• Especificar tiempo dedicado a cada tema.
• Cortar los comentarios particulares y repetitivos.
• Evitar enfrentamientos, utilizando la empatía.

Conseguir compromisos

Las reuniones se desarrollan, sobre todo, para llegar a compromisos. Para conseguirlos podremos:

• Hacer resúmenes cuando la discusión haya sido desorganizada.
• Efectuar cierres parciales en cada tema abordado.
• Pedir acuerdo primero a aquellas personas que sabemos que van a comprometerse.
• Dejar para el final el pedir acuerdo a los más reticentes.
• Utilizar la primera persona del plural: “Nosotros”.
• Utilizar técnicas de cierre.