Normas y documentación que requiere la conformación de un equipo
Una norma son los principios que se imponen o adoptan en un grupo de trabajo las cuales dirigen la conducta o la correcta realización de una tarea o acción durante el desarrollo de una actividad.
En toda organización es importante que se establezcan acuerdos para mantener el orden por ello es importante crear este reglamento el cual debe considerar lo siguiente:
El líder con el equipo de trabajo
- Mantener el control del proceso manteniendo la comunicación y las relaciones interpersonales entre los miembros del equipo.
- Hablar una persona a la vez, sin conversaciones paralelas.
- No interrumpir cuando esté hablando una persona, salvo que se esté desviando del asunto que se debate.
- Antes de valorar la aportación de un miembro, los demás revisan sus suposiciones para asegurarse de que han entendido correctamente.
- Respetar los puntos de vista de todos los participantes.
- Cada persona hablar en su propio nombre y dejar que los demás hagan lo mismo.
- Hable de forma abierta y honesta.
- Los miembros pueden estar en desacuerdo sin temores.
- Hacer de forma apropiada los comentarios negativos: con calma, en el momento oportuno, en privado, utilizando información actual, centrado en asuntos y comportamientos (no en personas). Muestre desacuerdo con lo que se dijo, no con quien lo dijo.
- Hacer los comentarios positivos (reconocimiento) enseguida, de forma específica, en público, pero ajustados al receptor.
Reuniones
- Objetivos claros.
- Tener un orden del día.
- La información de una reunión debe ser distribuida a todos antes de celebrarla.
- Utilizar el tiempo de la reunión manteniendo el debate centrado en los objetivos de la reunión.
- Iniciar y concluir las reuniones puntualmente.
- Utilizar herramientas tecnológicas (como teleconferencias o vídeoconferencias) para facilitar la reunión.
- Administración del tiempo: cumplir las fechas límite de las tareas.
También es muy importante dentro de estas normas tener un documento que sea útil para la creación del equipo la cual debe referir la misión, objetivos, ámbito, calendario y consecuencias del equipo, es decir:
- Declaración de las intenciones: explicar el por qué se va a formar el equipo. La declaración de intenciones debe estar en línea y respaldar las declaraciones de noción y misión de la organización.
- Los objetivos: qué se espera que logre el equipo, indicado en términos cuantificables.
El ámbito de la carta del equipo es para definir los límites organizativos u operativos dentro de los cuales se espera y permite que actúe el equipo. Incluye información sobre los recursos que dispone el equipo para alcanzar sus objetivos. También habla sobre el compromiso de tiempo que se espera de los miembros del equipo, prestando la debida atención al apoyo necesario en su lugar de trabajo para cumplir sus responsabilidades diarias durante esta misión.
- Una sección que describe el apoyo y compromiso de la dirección superior con el equipo.
