Administración de Proyectos
La administración de una organización busca coordinar todas las actividades que se realizan para aprovechar al máximo los recursos económicos, humanos y materiales con los que cuentan para así lograr la eficiencia y alcanzar los objetivos, metas planteadas.
El proceso administrativo cuenta con cuatro etapas básicas que son:
- La planificación está relacionada con la coordinación de las actividades y definir las estrategias y metas.
- Organizar describe las tareas que deberán ejecutarse, como se realizaran y las personas responsables además de conocer la jerarquía que tienen las personas en la organización.
- Dirigir consiste en mantener una comunicación con los miembros de la empresa o institución además de orientar, motivar y solucionar los conflictos entre los empleados, esta actividad la realizan por lo regular los mandos medios de la compañía.
- Control es el paso último de la administración, considerando que se cuenta con una estructura definida, tareas asignadas y metas establecidas, estas deben ser monitoreadas, y verificar que las tareas se realicen como fueron previstas para asegurar su desempeño optimo, aquí se compara los aspectos planteados con los resultados obtenidos y se realizan las corrección necesarias en caso de que no se estén alcanzando los objetivos.
Tanto la administración general como la administración de proyectos se emplea la planificación, organización, dirección de recursos- humanos, y materiales, y de ejecución y control de los planes para logar los objetivos, es por ello que es importante el conocimiento de los procesos de administración general para asegurar el éxito de la administración de los proyectos.
Por lo cual podemos afirmar que la administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.
La administración de proyectos eficiente ahorra recursos, y facilita la entrega del producto final en tiempo y forma.
Las herramientas de la administración de proyectos sirven para proporcionar a los miembros del equipo de trabajo la estructura, la flexibilidad, y el control necesario para alcanzar resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto.
Cuando nos referimos a la palabra proyecto podemos formularnos diversas preguntas como:
- ¿Qué es un proyecto?
- ¿Quién participa?
- ¿Por qué surgen?
- ¿Cuáles son sus características?
Todos los días surgen en nuestro entorno diversas necesidades que pueden ser satisfechas o cubiertas mediante el desarrollo de proyectos y pueden ser aplicados en diversos ámbitos como el escolar, el laboral, el industrial, a distintos niveles y ámbitos ya sea de forma local o regional, inclusive en forma personal.
Gildo & Clements, 1999, pag. 4, define a un proyecto como:
“Un intento por lograr un objetivo específico mediante un juego único de tareas interrelacionadas y el uso efectivo de los recursos”
Por lo cual partiendo de la definición citada indistintamente del grado de complejidad o contexto el proyecto debe contener objetivos específicos, que tienen que ser logrados mediante la implementación de tareas o actividades empleando recursos materiales, monetarios, humanos, etc.
Características de los proyectos
Gildo & Clements, 1999 menciona que un proyecto tiene seis características:
Objetivo
Es la finalidad con la que se hace un proyecto, el cual debe estar bien definido y claro, ahora bien un objetivo bien definido debe tomar en cuenta el alcance del proyecto respondiendo a las preguntas claves:
- ¿Qué se realizara? Y ¿Qué no se realizara?,
El tiempo de duración del proyecto además de sus costos desde su comienzo hasta su culminación.
En cualquier proyecto se deben identificar las actividades o tareas necesarias para realizarlo y estas deben ejecutarse en un orden específico.
Por ejemplo para el desarrollo de un sistema de información las actividades necesarias serian. Analizar, diseñar, desarrollar, implementar. Todas deben de tener un orden específico, pues no se puede diseñar sin antes haber hecho el diseño correcto.
- Recursos
Para realizar un proyecto y lograr el cumplimiento de sus objetivos se necesitan recursos estos pueden ser personas, equipos, materiales, capital, etc.
- Tiempo
Los proyectos de debe realizar en un tiempo especificado un proyecto no puede ser infinito y siempre debe contar con una fecha de término por lo cual se estipulara una fecha de inicio y una fecha de término.
- Cliente
El cliente es que proporciona los fondos suficientes para la realización del proyecto, también lo puede ser una compañía que desea se le implemente o desarrolle un proyecto.
- Grado de incertidumbre
Cada inicio de proyecto necesita un plan donde donde se determinara las actividades que se deberán realizar y el tiempo y los recursos que estas necesitaran. Sin embargo dicho plan genera un grado de incertidumbre respecto al objetivo se cumplirá o no.
