Algunas consideraciones sobre la gestión de proyectos
Hemos visto que la Gestión de Proyectos, es un conjunto de métodos y técnicas de gestión que, inspirados por el sentido común y el rigor profesional, están encaminadas a mejor definir, planificar, impulsar y controlar las operaciones del proyecto. En ningún caso puede considerarse como una receta mágica de efectos infalibles.
La aplicación sistemática, constante y fiel de la metodología permite garantizar una mejora notable de los resultados medios obtenidos en los proyectos, como consecuencia de haber incrementado el dominio de la situación y el grado de racionalidad de las medidas adoptadas.
La Gestión de Proyectos representa un todo completo y coherente.
- No se trata de adoptar una terminología vistosa ni de aplicar esporádicamente técnicas puntuales o instrumentos parciales.
- Si se quiere obtener un efecto perceptible y duradero en la calidad de la gestión hay que adoptar la metodología en su conjunto, prestando especial atención a los aspectos culturales de fondo, pero sin descuidar los de naturaleza operativa e instrumental.
Resulta evidente que los proyectos, por sus características especiales, exigen sistemas de gestión adaptados a dichas características, aunque deriven de los que son habituales en otros tipos de actividades. En gran medida, el secreto de la gestión profesional del proyecto es el empleo de técnicas de gestión conocidas en un terreno relativamente especial, pero variando sensiblemente la forma de aplicar dichas técnicas y poniendo el énfasis en ciertos puntos que son especialmente sensibles en las operaciones discontinuas.
Se pueden destacar como aspectos más delicados e importantes de la Gestión de los Proyectos los siguientes:
- La explícita y pronta definición del triple objetivo de la operación.
- El papel trascendental que compete al cliente que todo proyecto debe tener y que no siempre se pone de relieve con la fuerza requerida.
- La figura del Director de Proyecto, verdadero núcleo alrededor del cual gira la dirección, impulsión y control del proyecto, cuyo papel es determinante para el éxito o fracaso de la operación.
- Las etapas de preparación, organización, y planificación, sobre las que se sustenta en gran parte la gestión, al facilitar y orientar la toma de decisiones, así como todas las tareas de seguimiento, control y adopción de medidas correctoras.
- La impulsión permanente del proyecto, tomando las decisiones pertinentes con suficiente rapidez y agilidad, pero sin olvidar las técnicas capaces de mejorar el nivel medio de la calidad técnica de las decisiones.
- El establecimiento de sistemas adecuados de control de la calidad, los costes y los plazos, efectuando un seguimiento constante de la evolución de la operación y no dudando en aplicar las medidas de corrección recomendables.
La planificación de actividades, el control preventivo, el seguimiento atento de la evolución, son elementos que inevitablemente ocupan tiempo y tienen un coste. Pero son, al mismo tiempo, la única forma eficaz de evitar costes indebidos, errores injustificables, retrasos inaceptables y sorpresas imprevistas.
Como es lógico, no se puede considerar la metodología de gestión como un fin en sí misma, sino como una ayuda encaminada a facilitar la consecución de los resultados. El grado de minuciosidad y desarrollo de la metodología deberá adaptarse a l a dificultad y tamaño de cada proyecto.
En general, el porcentaje que supone el coste de la gestión sobre el coste total del proyecto debe ser modesto e inversamente proporcional al tamaño de la operación.
La metodología de gestión de proyectos ha de estar inserta en una determinada cultura de empresa que haga viable el cumplimiento de los requisitos descritos. Los métodos de gestión de proyectos, a diferencia de lo que ocurre con otras técnicas en el campo de la ciencia o de la ingeniería, no son neutrales desde el punto de vista ideológico. Están concebidos desde determinadas ópticas de lo que supone y cómo debe realizarse la gestión de la empresa y de la Administración pública. Principios de búsqueda de la eficacia, de economía de recursos, d e confianza en las personas, de evaluación por los resultados, etc., subyacen bajo la mayor parte de los métodos y técnicas expuestas.
En particular, debe llamarse una vez más la atención sobre las implicaciones humanas del proyecto, tanto por las actitudes, capacidades y motivaciones que son requeridas en el ámbito de las actividades discontinuas, como por las oportunidades de desarrollo personal y profesional que ofrecen a las personas más dinámicas y ambiciosas. La faceta humana de la gestión de los proyectos debe destacarse como uno de los aspectos más importantes por ser un elemento condicionante del éxito del proyecto y por presentar tintes singulares y llamativos desde una perspectiva de gestión de los recursos humanos.
La conclusión principal a la que se pretende llegar, es que la Gestión de Proyectos es posible.
