Condiciones para la gestión de los proyectos
Ante todo, se trata de conseguir unos objetivos esenciales sobre los que se basa toda la metodología de la gestión de proyectos.
Atención concentrada
Si un proyecto, como se ha repetido, supone un compromiso complejo, inusual y de envergadura, es evidente que será muy improbable su éxito si no se le presta una atención concentrada y con suficiente intensidad. La falta de estas condiciones es una de las causas frecuentes de fracaso de los proyectos.
Atención concentrada significa que los responsables de ejecutar el proyecto puedan dedicarse con suficiente intensidad al mismo y, sobre todo, sin dispersar su tiempo y preocupación entre cometidos y problemas diversos. En muchos casos la responsabilidad del proyecto se comparte con otras responsabilidades derivadas de las actividades continuas y de rutina, lo que siempre termina deteriorando la eficacia de la gestión del proyecto, ya que las actividades de rutina suelen ser más urgentes e imperiosas.
No se trata sólo de que la atención sea suficientemente concentrada, ha de ser, además, suficiente en cuanto al esfuerzo dedicado, ya sea medido en recursos o en tiempo.
La complejidad de los proyectos suele requerir un esfuerzo importante en cuanto a los medios puestos en juego y en cuanto a la dedicación en tiempo que los mismos deban aportar.
La primera condición para que un proyecto sea bien gestionado es que se le preste atención suficiente y con un alto grado de concentración. Esta idea es de puro sentido común, pero se trata de uno de los fallos más corrientes al intentar compaginar la s actividades de rutina con las operaciones especiales, intento vano que irremediablemente redunda en perjuicio de los proyectos.
Mantenimiento de las actividades de rutina
La importancia que atribuimos al proyecto, objeto específico de nuestro estudio, no puede llevar a menospreciar las actividades de rutina o de tipo continuo, porque son las que en la mayoría de los casos constituyen el objetivo esencial de la empresa y su fuente de rentabilidad. Si, por ejemplo, la construcción de una nueva sede social supone en cierta empresa un trauma tan importante que pone en peligro la estabilidad de su actividad principal y, consecuentemente, del equilibrio económico, es evidente que algo falla. No es suficiente que el proyecto sea un éxito.
Es necesario que, al mismo tiempo, las actividades de tipo continuo sigan siendo gestionadas eficaz y fluidamente y no se vean perturbadas por el hecho de acometer una operación excepcional transitoria.
La maquinaria que asegura el cumplimiento de las funciones del día a día no debe verse afectada importantemente por la aparición del proyecto. El objetivo a conseguir es que el proyecto se gestione bien, pero sin deteriorar la calidad de gestión de las actividades de tipo continuo.
