Como organizar una reunión

1. Define de forma breve cual es el objetivo o el motivo de la reunión.

Si las reuniones son periódicas realiza un planning con todas las reuniones del año.

2. Analiza la mejor forma de llevarla a cabo. Considera las diferentes formas de organizarla : correo electrónico, foros, video conferencia, reunión presencial, etc.

3. Define la agenda de la reunión con las diferentes fases. Asegurate que todos los participantes reciban la
agenda detallada.

4. Para cada fase define los contenidos y los responsables de los descargos.

Si procede define la forma en que lo hagan. Puede ser discusión, presentación mediante transparencias,
tormenta de ideas, Intranet, etc. Define el tiempo necesario para cada uno.

5. Decide quienes deben participar en la reunión. Debe ser el mínimo necesario de personas con el cual
se pueda cumplir el objetivo de la misma.

6. Define dónde debe hacerse la reunión.

Piensa en la comodidad de los participantes y en las posibles influencias externas.

7. Decide cuándo se debe llevar a cabo la reunión.

8. Confirma con todos los participantes.

Asegúrese que entienden la agenda, y que están preparados para trabajar.

Fuente: http://web.jet.es/amozarrain/index.html