Opciones de visibilidad
Las opciones de visibilidad te permiten controlar el acceso de los usuarios a los archivos, las carpetas y los documentos de Google Docs. Todo lo que crees, sincronices o subas en Google Drive empieza siendo privado.
– Privado: Cuando creas un documento privado, eres la única persona que puede acceder a él. A partir de ese momento, puedes otorgar acceso a otros usuarios.
Cualquier persona que intente acceder al documento deberá iniciar sesión en su cuenta de Google para comprobar si tiene acceso a él.
La opción «Privado» es la más adecuada para tus documentos personales, como una lista de contactos o un currículum.
Esta opción también es la más adecuada para colaborar con un círculo reducido de personas. Por ejemplo, en el caso de que un amigo tuyo o un familiar y tú colaborarais en una carta privada o en un documento fiscal.
– Cualquier usuario que reciba el enlace:
Todo elemento configurado con la opción Cualquier usuario que reciba el enlace es como un número de teléfono que no figura en la guía telefónica. Una persona solo podrá ver el documento, el archivo o la carpeta si conoce la URL exacta.
Si también seleccionas la opción «Permitir que cualquier persona modifique los elementos», todo usuario que disponga del enlace podrá modificarlo. Dado que no es necesario iniciar sesión, los lectores y los editores pueden aparecer como usuarios anónimos.
La opción Cualquier usuario que reciba el enlace es idónea para permitir que un grupo de personas acceda fácilmente a la información de un documento si esta no es confidencial.
Por ejemplo, si eres profesor de universidad y quieres compartir el programa del curso y un listado de libros, puedes incluir esa información en un documento que tenga habilitada la opción «Cualquier usuario que reciba el enlace» y enviar el enlace a los alumnos.
– Públicos en la Web:
Selecciona Público si quieres poner un elemento a disposición de todos. Los documentos y los archivos públicos aparecen en los resultados de búsqueda, y cualquier persona que sepa la dirección web podrá acceder a ellos.
Si también seleccionas las opciones «Permitir que todos puedan comentar» o «Permitir que cualquier persona modifique los elementos», cualquier persona que encuentre el documento podrá también verlo, comentarlo y modificarlo.
La opción Público en la Web es perfecta si quieres informar sobre algo. Por ejemplo, podrías crear un anuncio para un concierto, guardarlo como documento público y publicar el enlace en tu blog.
– Opciones de visibilidad para clientes de Google Apps
Para los clientes de Google Apps, la configuración predeterminada del dominio puede ser distinta, pero es posible cambiar el nivel de visibilidad a Cualquier usuario que reciba el enlace o Público en la Web si quieres otorgar acceso a otras personas.
Los usuarios de Google Apps también pueden optar por hacer públicos los documentos solo para los usuarios de su dominio. Al seleccionar un nombre de dominio (como «ejemplo.com») como opción de visibilidad, significa que los usuarios del dominio podrán encontrar el archivo mediante la opción «Buscar [dominio]» en el menú de búsqueda avanzada.
Si la opción Cualquier usuario que reciba el enlace en [dominio] está seleccionada, el archivo no aparecerá en los resultados de Buscar [dominio].
