Funciones de la empresa
Las funciones más comunes en toda empresa son:
1. Operaciones. Comprende el proceso operativo que se realiza en la empresa, desde que entran los insumos hasta que, mediante la conversión adecuada de todos ellos se obtiene un producto listo para su venta. El ciclo operativo comprende las siguientes actividades básicas:
• Planeación. Programación y administración de la maquinaria, materiales y mano de obra.
• Organización del proceso operativo. Coordinación de los factores determinantes, como son: el número de actividades por servicio, número de operaciones, de interdependencia, entre otros.
• Dirección de las operaciones. Fijación y establecimiento de políticas sobre operaciones, mantenimiento, toma de decisiones y de medidas correctivas necesarias para la regulación del proceso operativo.
• Control de las operaciones. Conocimiento completo y exacto de la situación de todos los materiales que se utilizan en el proceso productivo.
2. Comercialización. Una de las fases principales en el desarrollo de una empresa es la comercialización, la cual representa el factor clave para colocar los productos en el mercado de consumo y de esta forma obtener utilidades y satisfacer las necesidades de los consumidores.
La función comercial comprende diversas actividades, entre las que se pueden mencionar:
• Investigación de mercados. Reunión, registro, tabulación y análisis de datos relacionados con el producto o servicio, el precio, la marca, el envase, la garantía y servicios, las necesidades del cliente y la competencia.
• Distribución. Determinación de los medios por los cuales la empresa hace llegar el producto a los consumidores.
• Medios de promoción. Definición de las actividades necesarias para dar a conocer el producto o servicio y los mecanismos más apropiados de promoción en el mercado seleccionado; determinación de presupuesto para promoción y publicidad, selección de medios para la publicidad, determinación de estrategias de promoción, entre otros.
3. Contabilidad y finanzas. Esta función comprende las siguientes actividades básicas: proveer los recursos monetarios adecuados, por su cuantía y origen, para efectuar las inversiones necesarias, así como desarrollar las operaciones cotidianas de la empresa; establecer y tener en funcionamiento una organización para la recopilación de datos, sobre todo financieros y de costos, con el fin de mantener informada a la empresa de los aspectos económicos de sus operaciones. Dentro de sus funciones básicas están:
• Obtención de financiamiento. Búsqueda de recursos mediante financiamiento interno y externo.
• Elaboración de presupuestos. Formulación de presupuestos para la asignación de recursos monetarios para cada área operativa, como pueden ser la comercialización, la producción, las compras, entre otros.
• Costos y gastos. Determinación de los costos y gastos ocasionados por las actividades operativas y administración como son: los costos de mano de obra, costos por proceso, costos estándar, costos por distribución y ventas, entre otros.
• Contabilidad. Manejo de registros contables que permitan generar información financiera confiable, como son el balance general, estado de resultados, estados financieros proforma, entre otros.
• Crédito. Determinación de tipos de crédito, plazos y formas de pago.
• Cobranzas. Distribución de la cartera de clientes, control de pagos y créditos.
• Facturación. Elaboración y revisión de facturas.
• Nómina. Determinación de pagos por concepto de sueldos e impuestos.
• Caja. Manejo adecuado del efectivo, recepción de cobros, manejo de cuentas de cheques.
4. Personal. Contratar y capacitar al personal idóneo, así como organizarlo tratando de alcanzar la óptima productividad en el desempeño de sus labores a partir de las siguientes funciones básicas:
• Reclutamiento
• Selección
• Contratación
• Capacitación
• Desarrollo
• Administración de sueldos y salarios
• Deducciones IMSS, SAR, ISPT, entre otras.
• Control de incidencias del personal
• Evaluación del personal
5. Compras. Suministrar a la empresa una corriente continua de insumos con la calidad y precios convenientes. Las actividades básicas en este rubro son la determinación de los siguientes factores:
• Calidad. Adquisición de insumos que cubran las especificaciones de las actividades operativas.
• Cantidad. Determinación de la cantidad de insumos requeridos para el cumplimiento de compromisos.
• Precio. Obtener el mejor precio de compra sin afectar la calidad y la cantidad.
• Tiempo. Elaboración de programas de reaprovisionamiento con base en los compromisos contraídos y los pronósticos de ventas.
• Control de inventarios. Determinación de los tipos de inventarios del tamaño de los inventarios; costos asociados; sistemas de control de inventarios; lotes económicos; perspectivas sobre precios futuros; tiempo de reabastecimiento y tránsito; lapso de los procesos; grado de integración al producto; política de servicios, entre otros.
• Proveedores. Evaluación y selección de proveedores de acuerdo a su confiabilidad, servicios, ubicación, condiciones de venta, fechas de entrega, transferencias de derechos, descuentos en la compra, descuentos en la cantidad y descuentos por pronto pago.
Si bien se tratan de funciones hasta cierto punto independientes, es probable que el pequeño empresario deba asumir la mayoría de estas funciones.
En tal sentido, se recomienda la contratación de los servicios de especialistas que puedan prestarle ayuda en forma efectiva. Entre estos especialistas cabe mencionar los siguientes:
• Un asesor jurídico de buena reputación y en función de sus recursos.
• Un contador con las mismas características del anterior.
• Un experto en comercialización, sobre todo en la etapa de arranque.
En el caso particular de este giro, se señalan las áreas funcionales y el bosquejo de organigrama que serían apropiados para una pequeña empresa:
