Ciclo vital del documento de archivo
El ciclo vital de los documentos constituye el principal concepto de la administración de documentos, según el cual los archivos recorren tres fases o edades que caracterizan su operación dentro de las instituciones.
Fase activa:
En esta etapa, el documento se produce y se usa para dar repuesta o solución al asunto que lo ha iniciado. Está cerca del funcionario responsable de su tramitación, generalmente en archiveros, al alcance de su mano para su manejo frecuente. Tiene un alto valor administrativo, legal y fiscal.
Fase semiactiva:
En ella, una vez recibida la respuesta o solución al asunto empezado o conclusión del trámite, el expediente que lo testimonia ha de seguir guardándose, pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la misma frecuencia que en la primera etapa. Esta fase corresponde a una activación intermedia en un archivo de concentración.
Fase histórica o inactiva:
En esta fase, el documento, cuya utilidad administrativa ha prescrito, adquiere un valor que va más allá de su valor administrativo para constituirse como documento con un valor cultural y de testimonio de la evolución del organismo productor, es decir, asume un valor permanente, propiamente histórico con fines de investigación. Su archivación y conservación serán definitivas.
