Archivo de trámite
Se conforma con los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las instancias o instituciones.
A diferencio de los archivos de concentración e histórico, los archivos de trámite no estén centralizados, es decir, estén repartidos en los diferentes oficinas de un área. Cada trabajador cuenta con su archivo de trámite.
Actividades del archivo de trámite
– Apertura y conformación de expedientes:
Permite integrarlos documentos que se producen y reciben en un expediente con el objetivo de que este contengo todo lo información relativo o lo gestión de un asunto, proceso, etc.
Clasificación de expedientes:
Consiste en identificar y agrupar los expedientes de acuerdo a las funciones y actividades administrativas y sustantivos de la institución, facilitando con ello el acceso rápido y eficaz a la información.
Lo clasificación se realiza con la ayuda del cuadro de clasificación, herramienta de trabajo fundamental para la administración de documentos.
– Descripción de expedientes:
Es la acción de proporcionar información que permite conocer el contexto de producción y contenido de los expedientes.
Los datos mínimos que debe de llevar la descripción de los expedientes son:
– La identificación de la instancia productora
– El título del expediente
– La fecha de apertura y de cierre del expediente
– El número de volúmenes que conforma el expediente
– La descripción del asunto y del contenido del expediente.
Esta información permite elaborar instrumentos de control y de consulta, como los inventarios que facilitan el acceso a los expedientes y permiten tener un control sobre los mismos.
– Ordenación:
Cosiste en ordenar físicamente, con un mismo método, los expedientes en su unidad de instalación (archiveros, cajas, etc.). Esta actividad facilita la rápida localización y recuperación de los expedientes y también asegura su preservación con el uso de mobiliario adecuado.
Una vez concluido el asunto, se cierra el expediente y, de manera muy general se conserva unos años más en el archivo de trámite. Después de un tiempo, se procede al expurgo de los expedientes para después transferirlos a un archivo de concentración.
– Expurgo:
Es la acción de retirar documentos repetidos, inútiles o sin valor que se encuentran dentro de los expedientes con el propósito de facilitar la transferencia o un archivo de concentración y optimizar el uso de los espacios.
– Realización de transferencia primaria:
Es la actividad con la cual los expedientes de uso y consulta esporádicos y que poseen valores primarios se envían de un archivo de concentración para liberar espacios en las oficinas.
Los tiempos de conservación de los expedientes en las oficinas se determinan tomando en cuento los valores primarios y el uso que se hace de estos.
Los tiempos son establecidos de manera conjunto entre la instancia que genero los documentos, los archivistas y otros especialistas de diferentes áreas de conocimiento de la Universidad y se registran en un catálogo de disposición documental.
