Archivo de concertación

Se conforma por los documentos cuya consulta es esporádica por parte de los instancias o instituciones y que permanecen en él hasta que prescribe su valor administrativo, legal o fiscal, o concluye el término para conservarlos de manera precautorio. Corresponde a la segunda etapa o edad del ciclo de vida de los documentos.

Actividades del archivó de concentración:

– Recepción de transferencias primarias:

Permite la recepción sistemática en un archivó de concentración de aquellos expedientes que los archivos de trámite transfieren. El personal debe llevar un control estricto de lo que recibe. El control se realiza con el cotejo del contenido de las cajas y del inventario que acompaña la transferencia.

– Préstamo y consulto de expedientes:

Es la acción de facilitar los expedientes almacenados en un archivo de concentración a las instancias generadoras.
Esta actividad requiere de un control estricto para evitar que se presten expedientes a personas ajenas a la instancia o sin autorización del titular.

Cada préstamo o consultor se tiene que registrar para asegurar el reingreso del expediente.

– Depuración de expedientes:

Los expedientes permanecen en el archivo de concentración por un tiempo precautorio, el cual se establece en un catálogo de disposición documental.

Después de este tiempo, se procede a la depuración de los expedientes que es la identificación de los documentos que serán conservados de manera permanente en el Archivo Histórico separándolos de aquellos otros que por su poca relevancia deben eliminarse.

– Eliminación de documentos:

Con los expedientes que no tienen valores secundarios, se procede a su eliminación, actividad también llamada baja documental. Consiste en la destrucción de aquellos documentos que han prescrito en sus valores primarios y que no contengan valores secundarios.

El método utilizado para la eliminación de documentos de archivo debe asegurar la protección de la información por lo cual los documentos deben triturarse antes de reciclarse.