Separa los datos en Access

Es altamente recomendable separar los datos cuando trabajes con Access, esto implica que debes tener una base de datos que almacene únicamente tablas a la cual conoceremos como Archivo de datos y, otra base de datos en donde almacenes las consultas, formularios y reportes alcual llamaremos archivo fuente.

Razones para dividir

No dejemos a los usuarios trabajar directamente sobre los archivos de datos ni sobre el archivo fuente, ya que siempre corremos el riesgo de tener a usuarios que con o sin intención modifique nuestras tablas, consultas, formularios o reportes, y puede ser una labor desgastante el identificar el origen de la falla de nuestra aplicación. Para esto, Access nos proporciona una herramienta para crear aplicaciones compiladas a partir de nuestro archivo fuente, en esta versión compilada es imposible modificar los objetos de la base de datos, además de que se ejecuta con mayor rapidez que el archivo fuente.

Trabajo en red

Si tu aplicación trabajara en una red, debes ubicar tu archivo de datos en una ubicación accesible a tus usuarios, pero no les digas a ellos en donde está, debes además crear una ubicación accesible para almacenar tu versión compilada, de esta si les puedes informar y por ultimo almacena tu archivo fuente en una ubicación que no sea accesible para tus usuarios, esta es solo para ti. De esta forma cuando requieras realizar cambios o agregar elementos a tu aplicación, lo podrás hacer en tu archivo fuente, y al finalizar tu trabajo crear una nueva versión compilada, para finalmente copiarla a la carpeta del archivo compilado de tus usuarios.

Si tu aplicación trabaja en una sola PC, crea carpetas en diferentes partes del disco duro y distribuye tus archivos en estas carpetas, solo recuerda, no dejes juntos a tu archivo de datos, archivos fuente y archivo compilado. Fuente:  Apuntes de Base de datos de la Unideg