Implantación del teletrabajo
El concepto de teletrabajo está íntimamente vinculado a las posibilidades de las tecnologías de la información, nuevas concepciones de organización social y laboral, pautas nuevas de gestión (descentralización frente a centralización), etc. El teletrabajo ha sido objeto de diversas consideraciones. Defensores y detractores, según se posea una visión positiva o negativa.
La realidad es que el teletrabajo tiene aspectos positivos pero también negativos. Puede ser una herramienta útil en algún momento y situación de nuestra vida y nó para otros. Depende de cada uno darle el lugar, en el momento adecuado.
El teletrabajo cambia aspectos de la vida laboral, familiar y cotidiana e introduce novedades en los modos tradicionales de gestión y organización del trabajo. La puesta en marcha de una forma de trabajar que necesariamente supone un cambio importante en cuestiones tan arraigadas, exige una adecuada planificación y diseño de su implantación.
Implantación del teletrabajo
Moorcroft, S. y Bennett, V. recomiendan seguir seis fases en orden a la consecución de una eficaz implantación del teletrabajo:
1. Estudio de viabilidad
En esta fase se han de plantear como objetivos los siguientes:
a) Crear un equipo de trabajo encargado de la puesta en marcha del sistema de teletrabajo. Este equipo deberá detectar y cuantificar los problemas potenciales para los que el teletrabajo puede constituir una solución.
b) Identificación de todos los aspectos que puedan quedar implicados, de forma que se consideren las necesidades de la organización en su totalidad, incluyendo aquí a las personas afectadas por la puesta en marcha del proyecto (mandos, dirección, trabajadores, grupos sindicales).
c) Calcular el potencial existente para el teletrabajo, incluyendo los departamentos o áreas de trabajo, personal con puestos de trabajo adecuados, nivel de interés…
2. Desarrollo de nuevos criterios de selección y procedimientos
En esta fase han de quedar bien definidos los aspectos siguientes:
a) Los términos y condiciones en las que se va a participar en el proyecto de teletrabajo.
b) Los criterios de selección de los participantes y de los superiores.
c) Las posibles necesidades de formación que se van a plantear.
d) Los sistemas de apoyo que se van a ofrecer a los teletrabajadores cuando éstos estén trabajando.
e) Las necesidades de equipamiento, costes, servicios de mantenimiento, pólizas de seguro, sistemas de control…
f) Aspectos legales relacionados con cuestiones de seguridad e higiene.
3. Reclutamiento de teletrabajadores
Lo más deseable es el de la opción voluntaria por el teletrabajo. Sin embargo, aun supuesta la voluntariedad, no todo trabajo es adecuado para ser desarrollado a través de teletrabajo, ni todo trabajador reúne las condiciones para teletrabajar, ni todo mando o gestor está preparado para desarrollar sus tareas habituales en el marco del trabajo a distancia. Por ello, se han de investigar a fondo los siguientes aspectos;
a) Características personales que han de presentar teletrabajadores y mandos y gestores.
b) Circunstancias personales y del hogar en donde se va a realizar el teletrabajo.
c) Razones de interés de los trabajadores voluntarios.
d) Tipo de trabajo apropiado.
e) Análisis de tareas.
f) Tipo de comunicación e información que los teletrabajadores necesitarán para realizar su trabajo.
g) Tiempo, distancia y problemas en el establecimiento de comunicaciones. Con estos datos debe ser posible formar un grupo piloto de teletrabajadores y un esquema de puesta en marcha de programa de prueba.
4. Puesta en marcha del proyecto piloto
Una vez determinados quienes serán los participantes es preciso prepararlos y equiparlos adecuadamente. La formación, el entrenamiento y la concienciación son en esta fase aspectos muy importantes. Como resultado de las fases anteriores se tendrá una información bastante precisa de las carencias y necesidades detectadas.
La preparación y formación debe atender a esas carencias y cubrir los siguientes aspectos:
a) Revisión del programa de teletrabajo, sus fines y objetivos.
b) Desarrollo y aprendizaje de nuevas habilidades de gestión; gestión del tiempo, de proyectos, habilidades negociadoras, asertividad…
c) Desarrollo de habilidades de comunicación -escrita, oral, electrónica- tanto para teletrabajadores como para gestores.
d) Desarrollo de habilidades técnicas relacionadas con el uso de equipos y sistemas de trabajo.
e) Derechos y responsabilidades relacionadas con la práctica del trabajo día a día (mantenimiento equipos, conservación del lugar de trabajo, disponibilidad de localización…).
f) Procedimientos de seguridad e higiene.
5. Evaluación del programa piloto
La evaluación no ha de dejarse exclusivamente para la finalización de la fase piloto sino que debe ser también paralela al desarrollo del programa.
Algunos de los aspectos que han de ser considerados en esta fase son los siguientes:
– Sentimientos y sensaciones de los gestores y teletrabajadores sobre la marcha de la fase de prueba.
– Actitudes hacia ella, cambio de estas actitudes a medida que avanza el tiempo, beneficios y problemas reales en comparación con los esperados.
– Tiempo requerido para los diferentes tipos de actividad.
– Resultados del trabajo. Comparación con los resultados obtenidos en situación de trabajo «normal».
– Relación detallada de costes y ahorros; costes de telecomunicaciones, de viajes, calefacción, iluminación. otros gastos corrientes generados o evitados.
6. Implantación formal
Es conveniente que los resultados de las fases anteriores (criterios de selección, procedimientos, guías de acción…) queden incorporados y reflejados en los documentos oficiales de la empresa en cuanto que es probable que muchas de las técnicas desarrolladas específicamente para el teletrabajo puedan ser usadas como referencia para nuevos procedimientos de trabajo.
Autores:
Jesús Pérez Bilbao Ldo. en Psicología Diplomado en Derecho, Tomás Sancho Figueroa Ldo. en Psicología Maestro Industrial Eléctrico y Clotilde Nogareda Cuixart Licenciada en Psicología.
