Mantener debidamente informados a la Junta y los miembros de la AGPA
A fin de proporcionar una orientación eficaz a la administración de la AGPA, se debe mantener debidamente informados a los miembros de la Junta sobre los temas debatidos y las decisiones adoptadas por el Equipo de Gestión.
También tienen que conocerse a fondo las actividades y las necesidades de todos los grupos asociados. Una de las funciones más importantes del/la Secretario/a de la AGPA es asegurar que se mantenga informada a la Junta. Para ello es imprescindible que el/la Secretario/a lleve registros escritos de los principales temas debatidos y de las decisiones adoptadas en cada reunión de la asociación.
Aquí se dan algunas sugerencias para promover una rendición de informes sistemática y transparente:
– Al comienzo de cada reunión de la Junta de la AGPA, el/la Secretario/a debe leer las actas de la reunión anterior. Presentar informes es útil para recordar a los miembros los temas debatidos, las decisiones tomadas y las cuestiones pendientes.
También sirve para evitar el mayor número posible de interpretaciones erróneas y de malentendidos, y contribuye a que las reuniones se desenvuelvan sin tropiezos y sean más fructíferas.
– Además, a cada representante de grupo se le debe pedir que facilite un breve informe sobre las actividades y las necesidades de su propio grupo.
– A los/las representantes de los grupos se les debe pedir que informen regularmente a sus miembros acerca de las decisiones tomadas por la Junta y la administración de la AGPA, lo que debe llegar a ser una práctica corriente en las reuniones de todos los grupos.
– El/La Presidente/a de la AGPA tiene que presentar informes sobre los resultados de la asociación en cada reunión anual de la Asamblea General de los Miembros.
En estas reuniones anuales, la AGPA revisa con espíritu crítico las actividades y los resultados económicos del año anterior, y debate y aprueba las actividades planificadas y el presupuesto para el año siguiente.
– Cada miembro debe tener un conocimiento detallado de todas las transacciones monetarias relativas a contribuciones, pago de cuotas y derechos y multas. En cada reunión de la AGPA ha de incluirse un informe verbal del/la Tesorero/a sobre la situación financiera de la asociación.
Cuando las transacciones son transparentes hay menos posibilidades de interpretaciones erróneas, utilización indebida o abuso de fondos, y se promueve la cultura del trato equitativo para todos.
Los cinco procedimientos sencillos que se han enumerado son sumamente valiosos para agilizar el funcionamiento de la asociación.
Fuente: Guía para el desarrollo de asociaciones intergrupales de la FAO
