Libros contables básicos de la AGPA
Los libros contables constituyen la “memoria financiera” de una AGPA, dado que ayudan al Equipo de Gestión, la Junta y los miem-bros a mantener la información acerca de lo que posee la asociación y de quién ha pagado cuánto y a quién.
Una AGPA que no mantiene ningún sistema de registro financiero sin duda tendrá dificultades. Es como si alguien se hallara en un lugar desconocido sin tener un mapa, y sin saber dónde se encuentra, de dónde viene ni adónde va.
strong>Libros contables que la AGPA necesitará:
Libro diario
Es el principal libro de asientos donde se anotan todas las transac-ciones de la asociación, y se indica si éstas comportan un movimiento de efectivo o no. También sirve como documento de apoyo para las otras cuentas que la AGPA decida llevar y facilita información sobre las otras cuentas pormenorizadas que tengan que ajustarse, o que ya se hayan ajustado, para que quede exacta constancia de las transacciones. Es absolutamente indispensable que todas las AGPA mantengan al menos un libro diario o un libro de recibos/comprobantes de pago.
Guía para el desarrollo de asociaciones intergrupales
Libro de recibos/comprobantes de pago
Es el tipo más sencillo de diario. Se trata de una libreta con páginas numeradas separadas para anotar información sobre cada transacción (es decir, recibos y pagos en efectivo y no en efectivo).
Dicha información ha de incluir una breve descripción de la transacción, la fecha, la cantidad en cuestión, más la firma del/la Tesorero/a para confirmar que la partida se ha recibido o se ha pagado.
De ser necesario, podrá firmar también la otra parte implicada en la transacción a fin de confirmar que esta última ha tenido lugar, es decir, que ya se ha efectuado el pago o ya se ha recibido el dinero.
Algunas AGPA prefieren llevar dos libros separados: un libro de recibos y otro de comprobantes de pago para que la información sobre la afluencia de recursos (en efectivo y no en efectivo) no se confunda con los datos sobre el egresos de recursos (en efectivo y no en efectivo). Le corresponde a cada AGPA decidir qué sistema le resulta mejor.
Una cuenta de caja
Uno de los puntos débiles de un libro diario o de un libro de recibos/comprobantes de pago es que la información o las transacciones se registran una tras otra.
Por lo tanto, puede resultar difícil hacer una clasificación y un resumen. Este problema se soluciona creando las cuentas pormenorizadas (para todos los principales rubros del balance de situación o del estado de ingresos y gastos de importancia para la AGPA). La cuenta pormenorizada más importante que una asociación tiene que someter a seguimiento es la cuenta de caja.
Esto es absolutamente indispensable para informar sobre el volumen de dinero que entra a la AGPA y su procedencia, el volumen que egresa y su destino, y el saldo. Ésta es la tarea más importante del/la Tesorero/a de la AGPA. Algunas asociaciones llevan un libro de caja separado para guardar esta información importante.
Otras cuentas y el libro mayor
A medida que la AGPA se desarrolle, será posible que decida llevar más cuentas para seguir más de cerca los cambios que se registren en los rubros incluidos en su balance de situación (es decir, rubros de activos y pasivos) o en su estado de ingresos y gastos (rubros de ingresos y gastos).
Cuando hay que llevar también otras cuentas, es mejor llevarlas todas, incluida la cuenta de caja, en un único encuadernador de hojas sueltas, llamado libro mayor.
El hecho de mantener todas las cuentas pormenorizadas en un único libro mayor facilita en enorme medida el trabajo de/la Tesorero/a. Otras personas tal vez prefieran llevar las cuentas de su libro mayor en fichas, una cuenta por cada ficha, y guardarlas en un fichero. Todo depende de lo que usted prefiera.
Fuente: Guía para el desarrollo de asociaciones intergrupales de la FAO
