Diseño efectivo de presupuestos

Mientras algunas organizaciones pierden semanas o meses en la preparación de los presupuestos, otras lo hacen en tres días. El primer paso para conseguirlo es la observación del principio de simultaneidad: se inicia un diálogo auténtico entre todos los líderes preeminentes de una organización, el cual les sirve para entender toda la complejidad de la cultura corporativa y las relaciones entre sus partes.

La reunión gira en torno a unas veinte líneas que, como en cualquier presupuesto, son responsables del 80% de los resultados. Entre ellas estarán, seguramente, ingresos por combinación de productos, márgenes operativos, gastos de marketing, gastos de fabricación, gastos de desarrollo y diseño de productos, etc. Los responsables de cada uno de estos puntos presentan su plan de acción correspondiente para comprobar su encaje en el presupuesto que se propone. El líder que preside la reunión cuestiona los supuestos de cada uno de estos planes para asegurarse de su validez y formula preguntas acerca de cómo afectarían a otros negocios.

Una vez escuchadas todas las opiniones, los reunidos se dividen en grupos más pequeños para debatir la información con más detalle y buscar alternativas. En el caso de la producción: el límite de la reducción del costo del producto, un posible tercer turno para la producción, etc.

Finalmente, todos reunidos nuevamente al completo, compilan sus conclusiones y las plasman en un programa de ordenador para observar la imagen del presupuesto que han diseñado, discernir en ella lo que tiene o no tiene sentido y determinar si todos los elementos del mismo están sincronizados. El proceso se puede repetir hasta unas cuatro veces para cuestionar, refinar y dar nueva forma al presupuesto. El presupuesto básico y los planes operativos ya están así listos y podrán continuar completándose sobre la marcha.

Fuente: Libro La clave de los negocios está en la ejecución por Ram Charan y Larry Bossidy