Organización
Cuando se piensa en una microempresa, la tendencia es suponer que las actividades pueden darse en un ambiente de relativa informalidad, donde los acuerdos se tomen entre todos, bajo procedimientos similares a los utilizados en el seno de una familia o de un grupo de amigos.
Es conveniente tener claro que este enfoque puede ser muy perjudicial para la estabilidad de este negocio. Toda microempresa debe tener un grado de organización tal que permita su manejo de forma ordenada y con conocimiento de la información necesaria para poder planificar, tomar decisiones y adecuar los programas de producción a una realidad.
Lo anterior implica la formación de un organigrama sencillo que determine claramente las responsabilidades particulares de cada uno de los integrantes del grupo de trabajo que conforman la microempresa. Este organigrama debe ser muy simple porque, como se explicó antes, muchas veces las responsabilidades por una cierta actividad son compartidas por varias personas y una persona puede tener múltiples actividades.
En una microempresa, muchas veces, las decisiones se toman colectivamente, pero siempre debe existir una persona encargada de resolver en última instancia aquellos aspectos que son motivos de indecisión, aquellos aspectos conflictivos, y esta persona debe contar con la confianza de todos, ser aceptadas por todos. La pirámide de la jerarquía en una microempresa es muy plana, es decir, el organigrama tiene un número pequeño de niveles jerárquicos, donde muy pocos mandan y muchos trabajan unidos al mismo nivel.
La organización debe darse en dos aspectos fundamentales; el manejo técnico de la empresa y el manejo administrativo contable de ella. Ambos aspectos pueden ser llevados por la misma persona, cuidando de aprovechar las ventajas comparativas de formación y de aptitudes de los miembros de la microempresa.
Esta división entre los aspectos técnicos y aspectos de administración es ficticia pues sólo para poder realizar los balances de recursos que permitan evaluar continuamente el comportamiento económico financiero de la empresa; no constituye una división real, pues la separación efectiva entre personas de una y otra sección no existe, todos deben realizar labores en ambos aspectos.
La formalidad en la constitución de la microempresa, en términos de una persona jurídica casi siempre es imprescindible debidamente fundamentalmente al hecho de que debe tener una representación frente a los entes finan cieros, ya sean públicos o privados; deben tener una representación frente a los entes fiscalizadores y controladores como es la Dirección General de Salud (DIGESA), la Superintendencia Nacional de Tributaria (SUNAT), INDECOPI, y otros; y sobre todo porque deben tener una representación frente a los que serán sus proveedores en materias primas, insumos, servicios, etc.
No siempre la microempresa estará formada por productores de materias primas o insumos. Esto debe tenerse claro. La propuesta no considera la transformación de campesinos en agroindustriales, sino la inserción de una nueva clase de empresa que aún conformada por ex campesinos, sea un ente independiente, que se relacione con los productores o recolectores de materia prima en forma horizontal y no vertical.
Un organigrama simple puede ser el que a continuación se muestra, en el cual la única persona formalmente representativa de la empresa es el gerente, las demás posiciones pueden ser servidas por cualquiera de los miembros de la empresa, incluso con un programa rotativo de responsabilidades.
Se plantea que el gerente es el único formalmente reconocible, pues es la persona legalmente responsable de la empresa. Aún una microempresa debe tener un representante legal, es decir quien responda legalmente de todo el funcionamiento de la misma.
Los otros tres cargos que se proponen en este esquema, deberán ser ocupados por personas con ciertas habilidades, a manera de permitir el trabajo eficiente de la empresa.
Fuente: Organización y Gestión/ En: Procesamiento de alimentos para pequeñas y microempresas agroindustriales/ Unión Europea, CIED, EDAC, CEPCO.
