Encargado de los asuntos administrativos
El encargado de los asuntos administrativos, por su parte, debe ser la persona más ordenada de todo la empresa. Se trata de consignar en un registro todos los eventos que ocurren en la empresa por pequeños o insignificantes que ellos parezcan. Un ejemplo que puede ilustrar esta situación es el caso de las pequeñas filtraciones que ocurren en las empresas de estas naturalezas. Como los operarios de la empresa son los mismos dueños, resulta bastante común el que pequeñas cantidades de material de diverso índole, se movilicen fuera de la empresa o sean consumidos en el acto de la producción por el mismo personal.
No se debe nunca olvidar que una tonelada no es mas que la suma de muchos gramos. Es decir, el consumir 10, 15, 50 ó 100 gramos por día puede resultar en filtraciones de toneladas al año.
Es muy importante tener presente que al formar una micro-empresa, por pequeña que ella sea, los bienes particulares aportados a ella adquieren carácter colectivo y por lo tanto, dejan de pertenecer a cada individuo para ser de propiedad de la empresa, por lo que no se puede disponer de ellos libremente.
Pero esta situación que es de naturaleza voluntaria, tiene una contra parte de naturaleza involuntaria que es la pérdida por fallas o descuidos en el proceso, por una calidad ineficiente de las materias primas o de los insumos y por situaciones fortuitas independientes del manejo de las personas.
Todos estos casos deberán ser consignados en el registro, pues serán todos ellos altamente determinantes en la eficiencia de la empresa. Los rendimientos industriales de la materia prima empleada, la calidad de los envases de vidrio utilizados, las fallas en el suministro de agua potable, son los ejemplos de lo antes expuesto.
Muchos de esos problemas pueden ser resueltos con una adecuada gestión, pero para poder resolverlos, es necesario que existan datos y tales datos deben ser recolectados, ordenados y mantenidos en un registro con el fin de poder evaluar la magnitud del problema y establecer con precisión las causas de tales problemas. Esta función esm responsabilidad de la persona encargada del manejo administrativo. Las decisiones sobre las soluciones es responsabilidad de la empresa.
El aspecto más relevante a cargo de la persona que tiene responsabilidad administrativa es el registro de gastos e ingresos de la empresa y el manejo contable de tales antecedentes, con el objeto de colaborar con la administración general que realiza el gerente.
Para los fines del manejo contable, la microempresa puede asesorarse con servicios externos, de manera que lo importante es contar con la información adecuada, lo cual sí es una responsabilidad interna de la empresa.
Un aspecto que vale la pena remarcar es la importancia de contar con antecedentes sobre el proceso productivo de la empresa, pues ello permitirá evitar la renuencia de errores, posibilitará la evaluación de los procesos y la implementación de mejoras que ayuden al desarrollo de la empresa.
El mejoramiento continuo y la aplicación de planes concretos de calidad total sólo serán posibles cuando se cuente con un registro de eventos que permita elaborar un manual de calidad, de acuerdo a las necesidades del sistema productivo.
Como se planteó al comienzo de esta sección, la responsabilidad por las tareas de los cargos de manejo técnico, de personal y de la administración puede ser compartida por distintas personas entre los miembros de la micro-empresa, pero cabe hacer notar que en la medida que las personas adquieren una cierta habilidad para guiar a otras o para dirigir ciertas acciones, el resultado de tales acciones es más satisfactorio, por lo que resulta altamente inconveniente el exceso de rotación en los cargos de responsabilidad.
El grado de complejidad de la organización de la empresa dependerá de la naturaleza de la misma y de la forma en que los miembros de ella vean la forma de ordenarse. Puede darse el caso que en una empresa exista un líder natural que sea el que asume todas las responsabilidades y la pirámide se aplana aún más, dando como resultado un esquema organizativo con sólo dos niveles, un jefe y un grupo operativo. Ello en muchos casos ha resultado de gran beneficio en la forma de decisiones y en los resultados del negocio.
Fuente: Organización y Gestión/ En: Procesamiento de alimentos para pequeñas y microempresas agroindustriales/ Unión Europea, CIED, EDAC, CEPCO.
