Tipos de archivos municipales
Existen tres tipos de archivo dentro de la administración pública municipal, que funcionan de acuerdo con las etapas por la que atraviesa un documento, desde que ingresa hasta que se guarda permanentemente. Estos son: el administrativo, el de concentración y el histórico.
Administrativo
Es el archivo que existe en cada dependencia. También se conoce como de trámite y se forma por aquellos expedientes de asuntos en revisión o en atención, que no han sido resueltos. Esta información deberá ubicarse al alcance del personal autorizado de la dependencia. De esta forma se dará pronta solución a los asuntos. Cada una de las dependencias municipales deberá contener en el archivo administrativo, aquellos documentos que están pendientes de solución o que se encuentran en período de vida activa; es decir, documentos que están vigentes. La función de este archivo consiste en la recepción, clasificación, distribución y control de todos los documentos que entren o salgan de la oficina.
De concentración
También se le conoce como archivo intermedio y está formado por los expedientes cuya consulta no es muy frecuente y que se concentran para su conservación y mantenimiento mientras vence su período de vida activa. Su responsable es el secretario del ayuntamiento y está a cargo del archivista municipal.
El archivo de concentración ayuda a descongestionar la existencia de grandes volúmenes de documentos en los archivos de las diversas dependencias municipales, así como para disponer de la documentación que, una vez terminado su trámite, requiere ser conservada por un tiempo determinado para posteriores consultas.
Los responsables de cada dependencia municipal acordarán con el secretario del ayuntamiento el tiempo de permanencia de los documentos en el archivo administrativo y cuándo deberán trasladarse al archivo de concentración. El archivo de concentración almacena los originales de todos los documentos y las copias que determinen los funcionarios municipales.
Las funciones del archivo de concentración son: recepción, revisión, clasificación, ordenación, cuidado, consulta y depuración de la documentación.
Durante la depuración de documentos se deberá tener mucho cuidado en eliminar únicamente aquéllos de los que ya existan varias copias, de tal forma que no se destruyan en su totalidad, ya que ello significaría la imposibilidad total de conocer parte de la historia del municipio. Una vez que el documento cubrió su período de vida activa, debe transferirse al archivo histórico.
Histórico
El archivo histórico es el lugar a donde son transferidos los documentos cuya vida activa ha concluido y que por el valor de la información que contienen son seleccionados para su permanente conservación. El responsable de este archivo es el secretario del ayuntamiento.
El valor del archivo histórico es importante ya que contribuye a reforzar la identidad nacional, a través de concentrar y preservar los documentos que aportan evidencias tanto de la institución municipal como de la población misma, pues conforman la memoria del municipio.
Las funciones del archivo histórico son: recepción, clasificación, ordenación y custodia de los documentos.
Una vez transferida la documentación al archivo histórico ésta pasa a ser del dominio público, por lo que podrá ser consultada cubriendo los requisitos que determine el ayuntamiento.
