Procedimientos para el registro de las operaciones de compra y venta de mercancías

Los inventarios (mercancías) están integrados y representado por aquellos bienes que las empresas adquieren para su posterior venta, o sea, que son aquellas que constituyen el objetivo principal de cualquier entidad comercial o industrial: La obtención de utilidades.

El control y registro de los inventarios en las empresas es de suma importancia, por una parte la corrección o exactitud en el cálculo de la utilidad bruta o utilidad en ventas depende de la adecuada contabilización de las operaciones realizadas con las mercancías.

En las empresas, la inversión efectuada en el renglón de mercancías (inventarios) constituye una de las principales partes del total del activo.

Para poder establecer o diseñar un procedimiento para registrar las operaciones realizadas en una empresa, debemos tener presente, entre otras cosas:

a) Giro de la empresa
b) Volumen de operaciones
c) Capacidad económica
d) Tipo de mercado
e) Información deseada
f) Claridad en los registros y en la información

Los principales procedimientos que a la fecha existen son:

1. Procedimiento global o de mercancías generales
2. Procedimiento analítico o pormenorizado, llamado también como de Inventarios periódicos (en la actualidad poco usual )
3. Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos

Antes de estudiar cada unos de los procedimientos es necesario que analicemos detalladamente el concepto de cada una de las operaciones de mercancías, así como los elementos que conforman el estado de resultado en su primera parte hasta la determinación de la utilidad bruta o en ventas, es decir, las operaciones de compra y venta, con e! correspondiente enfrentamiento de los ingresos ( ventas netas) con su costo (costo de ventas).

Operaciones de compraventa de mercancías:

1. Ventas
2. Devoluciones sobre venta
3. Rebajas sobre venta
4. Inventario Inicial
5. Compras
6. Gastos de compra
7. Devoluciones sobre compra
8. Rebajas sobre compra
9. Descuentos sobre compra
10. Inventario final

Elementos integrantes de la primera parte del estado de resultados:

1. Ventas totales
2. Ventas netas
3. Compras totales
4. Compras netas
5. Mercancías disponibles para la venta
6. Costo de ventas
7. Utilidad de ventas (bruta)

Es de importancia aclarar que los distintos procedimientos emplean un criterio o fundamento diferente. Alguno considera a las mercancías y las operaciones realizadas con ellas como «activo», es decir, al determinar los cargos o abonos que se tengan que efectuar, se basan en el concepto del activo, como entra y salida de bienes de almacén, por lo tanto, se dice que las entradas al almacén son o corresponden a aumentos de activo, por lo cual se tendrán que cargar, y las salidas son o corresponde a disminuciones de activo, por lo tanto se abonan.

El otro enfoque considera las transacciones realizadas como «operaciones» y «cuentas de resultados»; es decir, las compras se consideran como el pago de un costo de adquisición y por lo tanto una disminución al capital, con un registro mediante cargo, y las ventas como la obtención de un ingreso que aumenta el capital, por consiguiente dará lugar a un registro mediante abono.

Independientemente del criterio seguido, en todos los casos, al registrar una operación, los cargos serán cargos y los abonos serán abonos, es decir por ejemplo, bajo cualquier enfoque, las compras siempre se cargarán, ya sea que en una cuenta se llame «compras» o «almacén», según se trate del procedimiento analítico o de inventarios perpetuos.

Fuente: Apuntes de Contabilidad II de la Unideg